قياس أداء المشتريات ضروري لضمان توافق أنشطة الشراء مع الأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة. لكن، يتجاوز مفهوم الشراء الفعّال مجرد تحقيق الوفورات في التكاليف، ليشمل خلق القيمة، إدارة المخاطر، بناء علاقات الموردين، وتحقيق كفاءة تشغيلية أفضل. ومع وجود مؤشرات أداء مناسبة، يمكن للشركات تقييم مدى كفاءة قسم المشتريات في تحقيق النتائج داخل المؤسسة وتحديد فرص التحسين واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
في هذا المقال، سنستعرض ثمانية طرق عملية ومثبتة لقياس أداء المشتريات وتحسين استراتيجيتك الشرائية.
ما هو أداء المشتريات؟ يشير أداء المشتريات إلى مدى كفاءة وفعالية قسم المشتريات في تحقيق أهدافه، مثل الحصول على السلع والخدمات بالجودة المناسبة، الكمية المطلوبة، السعر المناسب، وفي الوقت المحدد. وهو يعكس مدى مساهمة هذا القسم في دعم أهداف الشركة، وضبط التكاليف، وإدارة الموردين، وتقليل المخاطر، وضمان الالتزام بالسياسات.
بعبارات بسيطة، يمكن تلخيص أداء المشتريات في السؤال التالي: إلى أي مدى تشتري الشركة ما تحتاجه لتشغيل أعمالها ونموها بشكل فعّال؟
طوّر مهاراتك الشرائية من خلال دورات "التخطيط الاستراتيجي الناجح والمشتريات" المقدمة من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.
طرق قياس أداء المشتريات:
تحديد أهداف المشتريات: ابدأ بتحديد وقياس مؤشرات الأداء التي توفر رؤى عملية لتحسين الأداء. يجب أن تتماشى مع أهداف المشتريات الأساسية مثل: تحقيق عائد استثماري مرتفع من خلال خفض التكاليف، تحسين الجودة والامتثال، رفع الكفاءة والإنتاجية، إدارة المخاطر والاستدامة، وتحقيق الابتكار وخلق القيمة.
اختيار مؤشرات الأداء المناسبة: يجب أن تكون المؤشرات موثوقة، واقعية، وسهلة الجمع والتحليل والعرض. تشمل المؤشرات الشائعة: تحليل الإنفاق، الوفورات، الجودة، وقت الدورة الشرائية، الامتثال، وأداء الموردين.
تنفيذ لوحة أداء المشتريات: قم بإنشاء لوحة معلومات تفاعلية وسهلة الاستخدام تعرض مؤشرات الأداء بصريًا عبر رسوم بيانية. يجب أن تشمل أيضًا عوامل المقارنة والمعايير المرجعية والتنبيهات وخطط العمل المقترحة للتحسين.
دورة المشتريات (Procurement Cycle Time): يُقصد بها الفترة بين إنشاء طلب الشراء واستلام البضائع. تقليل هذه الدورة يقلل التكاليف. أظهرت دراسات APQC أن الأتمتة (مثل استخدام برمجيات المشتريات الإلكترونية) تقلل دورة المشتريات من سبعة أيام إلى يومين.
أداء الموردين: يتضمن مراقبة جودة الموردين، موثوقيتهم، التزامهم بالاتفاقيات، سرعة التواصل، تنافسية الأسعار، وعدد الطلبات غير المنفذة (Backorders).
الإنفاق الخاضع للإدارة: يشير إلى مدى إشراف المشتريات على نفقات المؤسسة. كل دولار يخضع للإدارة يُحقق عائدًا يتراوح بين 6% و12%. لذلك، إدارة الإنفاق غير المنضبط تعزز كفاءة الإيرادات.
تحقيق الوفورات: من المؤشرات الأساسية. توصلت مجموعة Hackett إلى أن المؤسسات الرائدة تنفق 21% أقل وتحقق وفورات مضاعفة. من أبرز الأساليب:
الاستثمار في الأتمتة الرقمية
خدمات المورد الذاتية
طلبات الشراء عبر الجوال
استخدام الكتالوجات الموجهة (PunchOut)
نسبة أوامر الشراء من خلال الكتالوجات: تعكس مدى الامتثال للعقود والأسعار المتفق عليها. استخدام الكتالوجات يقلل الأخطاء، يخفض التكاليف، ويسرّع العمليات.