تعلم كيفية قياس المخاطر بشكل صحيح في إدارة المشاريع باستخدام القواعد التي تساعد على تحقيق أهداف محددة مع تقليل المجهول وتحقيق الإنجازات.
يساعد قياس المخاطر مديري المشاريع على توقع المشكلات قبل حدوثها وتحديد خطط التخفيف التي تقلل من رأس المال والوقت والسمعة.
ما هي المخاطر في إدارة المشاريع؟
المخاطر هي أحداث أو ظروف داخل إدارة المشروع تتسم بعدم اليقين وتؤثر على أي من أهداف هيكل المشروع، وقد يكون تأثيرها إيجابيًا أو سلبيًا. تشمل الآثار المتأصلة التأخير، تجاوز الميزانية، تغييرات النطاق، أو حتى عدم رضا أصحاب المصلحة. يضمن القياس المناسب للمخاطر تحديد هذه التهديدات وإدارتها استباقيًا. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير برنامجًا متخصصًا في إدارة مخاطر المشاريع يزودك بالمهارات العملية لتحديد المخاطر وتحليلها والتعامل معها بثقة.
أهمية قياس المخاطر
من خلال قياس المخاطر، تستطيع فرق المشاريع اتخاذ قرارات مستنيرة وتقليل حالات عدم اليقين. وهذا يعزز الشفافية ويحسن التواصل وتخصيص الموارد. كما يضمن القياس أنه في حال وقوع أمر جدير بالاهتمام، يتم اتخاذ إجراء مبكر يمنع حدوث اضطراب كبير في المشروع.
الخطوات الرئيسية لقياس المخاطر في إدارة المشاريع
هناك ست خطوات رئيسية لقياس المخاطر في إدارة المشاريع:
الخطوة 1: تحديد جميع المخاطر المحتملة
تبدأ عملية تقييم المخاطر بإعداد قائمة شاملة بجميع التهديدات التي قد تؤثر على المشروع. قد تكون هذه المخاطر خارجية (مثل تأخيرات الموردين أو التغييرات التنظيمية) أو داخلية (مثل نقص الموظفين أو المشكلات الفنية). تشمل أساليب تحديد المخاطر القوائم المرجعية، مقابلات الخبراء، جلسات العصف الذهني، وتحليل المشاريع السابقة. لضمان عدم إغفال أي خطر، من الضروري إشراك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين. قائمة متكاملة تشكل الأساس للتخطيط والتحليل السليم.
الخطوة 2: حساب احتمال وقوع كل خطر
بعد تحديد المخاطر، قم بتقييم احتمال حدوث كل منها. تساعد هذه المرحلة في التعرف على المخاطر الأكثر ترجيحًا والتي تحتاج إلى اهتمام فوري. يمكن الاستعانة بحكم الخبراء، البيانات التاريخية، أو تحليل الاتجاهات لتقدير الاحتمالات. تستخدم بعض فرق المشاريع مقاييس تصنيف من منخفض إلى مرتفع. معرفة الاحتمال يضمن عدم إهدار الموارد على مشكلات غير مرجحة.
الخطوة 3: تقييم الأثر المحتمل للمخاطر
تهدف هذه الخطوة إلى تقدير حجم الضرر أو الاضطراب الذي قد يسببه الخطر إذا تحقق. قد يؤثر ذلك على تكلفة المشروع، جدوله الزمني، نطاقه، أو جودته. يمكن استخدام مقاييس كمية (مثل التكلفة بالدولار) أو مقاييس نوعية (منخفض، متوسط، مرتفع) بناءً على البيانات المتاحة. يعطي الجمع بين الاحتمال والأثر صورة أدق لشدة المخاطر. المخاطر ذات التأثير العالي تستدعي تحركًا سريعًا.
الخطوة 4: ترتيب المخاطر باستخدام مصفوفة المخاطر
يعتمد النجاح في إدارة المخاطر على تحديد الأولويات. غالبًا ما يتم ذلك باستخدام مصفوفة المخاطر التي ترسم الاحتمال مقابل الأثر. ينتج عن ذلك تمثيل بصري يبرز المخاطر الكبرى والمتوسطة والمنخفضة. تساعد المصفوفة أصحاب المصلحة في توجيه الموارد ووضع استراتيجيات التخفيف. المخاطر الواقعة في المنطقة الحمراء أو عالية الخطورة تحتاج إلى اهتمام فوري وعميق.
الخطوة 5: وضع استجابات للمخاطر
بعد ترتيب المخاطر حسب الأولوية، يتم تحديد كيفية الاستجابة لكل منها. تشمل الاستراتيجيات المعتادة تقليل احتمال حدوثها أو آثارها (التخفيف)، نقلها إلى طرف آخر (مثل التأمين)، أو قبولها إن كانت طفيفة. يجب أن يتضمن كل خطر خطة استجابة واضحة تحدد المسؤوليات والمواعيد النهائية والموارد المتاحة. يضمن ذلك تقليل الاضطرابات والحفاظ على سير المشروع.
الخطوة 6: مراقبة المخاطر باستمرار
لا يتوقف تقييم المخاطر عند الخطة الأولى. بل يجب مراقبة المخاطر طوال دورة حياة المشروع. يشمل ذلك تقييم المخاطر الحالية، تحديد مخاطر جديدة، وإعادة هندسة الاستجابات. حافظ على إدارة نشطة للمخاطر باستخدام سجلات المخاطر، لوحات الأداء، والاجتماعات الدورية. المراقبة المستمرة تضمن إدارة المخاطر بشكل استباقي وليس رد فعلي.
الأساليب الرئيسية لقياس المخاطر في إدارة المشاريع
تشمل الأساليب الرئيسية لقياس المخاطر في إدارة المشاريع ما يلي:
التحليل النوعي للمخاطر: يستخدم تقييمات ذاتية لاحتمال وتأثير المخاطر، بناءً على مناقشات الفريق وآراء الخبراء، وغالبًا ما تصنف المخاطر إلى مرتفعة أو متوسطة أو منخفضة. مفيد في بداية المشاريع أو عند ندرة البيانات.
التقييم الكمي للمخاطر: يمنح المخاطر قيماً رقمية باستخدام أساليب مثل القيمة النقدية المتوقعة (EMV)، محاكاة مونتي كارلو، وتحليل شجرة القرار. يناسب المشاريع المعقدة ويعطي رؤية قائمة على البيانات.
مصفوفة المخاطر: ترسم احتمال الأحداث على محور وتأثيرها على محور آخر، مما يسهل على أصحاب المصلحة اتخاذ قرارات مبنية على أولويات.
تحليل أنماط الفشل وآثاره (FMEA): أسلوب منهجي لدراسة أوضاع الفشل المحتملة في العمليات وآثارها. يتم تقييم كل نمط فشل من حيث الخطورة والتكرار وقابلية الكشف، ويُستخدم الرقم الناتج (RPN) لتوجيه جهود الإدارة.
تحليل الحساسية: يفحص كيفية تأثير المتغيرات المختلفة على نتائج المشروع. عبر تغيير متغير واحد في كل مرة، يمكن تحديد المخاطر الأشد تأثيرًا. مفيد في إدارة التكاليف والجداول.
تحديات قياس المخاطر
تشمل التحديات الرئيسية:
غياب بيانات موثوقة: في المشاريع الجديدة أو غير المألوفة، قد لا تتوفر بيانات تاريخية كافية، مما يؤدي إلى تقييمات متفائلة أو متشائمة. يتطلب تجاوز هذا مشاركة المعرفة والتوثيق.
التحيز الذاتي: قد تؤثر تحيزات الأفراد عند استخدام الطرق النوعية، مما يؤدي إلى ترتيب غير دقيق للمخاطر. إشراك مجموعة متنوعة واستخدام معايير منظمة يعزز الموضوعية.
تغير بيئة المشروع: تتغير المخاطر مع تطور المشروع، ما يجعل القياس المستمر ضرورة.
سوء التواصل: إذا لم يتم تبادل المعلومات المتعلقة بالمخاطر بفاعلية، قد يتم إغفال إشارات هامة. ثقافة الوعي بالمخاطر مدعومة بأدوات اتصال فعالة تضمن وضوح المقاييس واتخاذ الإجراء المناسب.
قيمة قياس المخاطر لنجاح المشروع
يساعد قياس المخاطر في إدارة المشاريع على تطوير المرونة، وتعزيز التوقع، ودعم اتخاذ القرار، فلا يقتصر على معرفة ما قد يسوء. باستخدام الأدوات والأساليب والمقاييس المناسبة، تتمكن فرق المشاريع من إدارة عدم اليقين بنشاط وضمان تسليم المشاريع بسلاسة. عبر دمج قياس المخاطر في كل مرحلة من مراحل المشروع، تتم مواءمة الاستراتيجيات مع توقعات واقعية، مما يعزز ثقة أصحاب المصلحة ويحقق نتائج أكثر نجاحًا وقابلية للتنبؤ.