يتطلب الاتصال القيادي الفعال أكثر من مجرد نقل المعلومات بدقة. يحتاج القادة إلى تنظيم الرسائل، وفهم الجمهور، والتعامل مع الأسئلة، والتأثير في القرارات، والحفاظ على الاتساق في مختلف أشكال الاتصال الداخلي والخارجي. يركز المعهد البريطاني للتدريب والتطوير على تطوير القدرات المهنية المرتبطة بالإعلام والاتصال والعلاقات العامة والتفاعل مع أصحاب المصلحة والعرض المهني.
للتعرف على المبادئ الأساسية للاتصال الإقناعي في بيئة العمل، يمكن الاطلاع على الاتصال المؤثر: 8 تقنيات يستخدمها القادة للإقناع.
ما المشكلة المتعلقة بالاتصال في بيئة العمل التي تعالجها الدورة؟
تعالج الدورة فجوات الاتصال التي تؤثر في القرارات القيادية وعلاقات أصحاب المصلحة والعروض التقديمية والتعامل مع وسائل الإعلام وسمعة المؤسسة. وتطور مهارات الاتصال المنظم لمساعدة المتخصصين على توضيح المعلومات وتكييف الرسائل وإدارة الأسئلة والتواصل بثقة وتطبيق التأثير في المواقف المهنية.
نادراً ما تنتج مشكلات الاتصال القيادي عن نقص المعلومات. غالباً ما تكمن المشكلة في تحويل المعلومات إلى رسالة يستطيع الطرف الآخر فهمها وتقييمها والتصرف بناءً عليها. قد يفهم المدير مشكلة تجارية معينة، لكنه يواجه صعوبة في شرح آثارها على الإدارة العليا. وقد يمتلك فريق الموارد البشرية مبادرة تنظيمية واضحة، لكنه يعرضها دون مراعاة مخاوف الموظفين. وقد يعرف المتحدث الحقائق، لكنه يتعامل بطريقة غير مناسبة عندما يواجه أسئلة صعبة.
يعالج المعهد البريطاني للتدريب والتطوير هذه القدرة المهنية من خلال التدريب المرتبط بالاتصال والعلاقات العامة والتفاعل الإعلامي والاتصال الاستراتيجي والتطبيق العملي.
وتشمل برامج المعهد ذات الصلة نماذج الاتصال، وتخطيط الرسائل، والتحدث أمام الجمهور، والمقابلات الإعلامية، واتصال أصحاب المصلحة، واتصالات الأزمات والتمارين العملية.
لذلك تعد دورة الإعلام والعلاقات العامة والاتصال مناسبة عندما لا تكون المهارة المطلوبة مجرد التحدث بوضوح، بل القدرة على التواصل بطريقة منظمة وهادفة.
لماذا تم تنظيم المنهج حول الإعلام والعلاقات العامة والاتصال؟
يجمع المنهج بين أساسيات الاتصال والعلاقات العامة والتفاعل الإعلامي وتطوير الرسائل والتطبيق المهني لأن القادة يتواصلون مع جماهير متعددة. ويساعد هذا التسلسل المشاركين على الانتقال من فهم مبادئ الاتصال إلى تطبيقها في العروض والمناقشات والمواقف الإعلامية والتحديات التنظيمية.
لا يحدث الاتصال من خلال قناة واحدة أو مع جمهور واحد. فقد يتواصل مدير القسم مع الموظفين في الصباح، ويقدم إحاطة للإدارة التنفيذية لاحقاً، ويرد على عميل خلال فترة الظهيرة، ثم يمثل المؤسسة أمام جمهور خارجي عند الحاجة.
لذلك يحتاج المنهج إلى تطوير قدرة اتصال قابلة للنقل بين المواقف المختلفة، بدلاً من التركيز على أسلوب واحد في تقديم العروض.
يعتمد المعهد البريطاني للتدريب والتطوير في برامجه المهنية ذات الصلة على هياكل تشمل نظرية الاتصال، ومبادئ العلاقات العامة، والبحث والتقييم، وتخطيط الاتصال، وتطوير الرسائل، والاتصال التنظيمي، والعلاقات الإعلامية وإدارة الأزمات.
ويمكن فهم التسلسل التدريبي من خلال أربع مراحل مترابطة.
أساسيات الاتصال
يدرس المشاركون كيفية بناء الرسائل ونقلها وتفسيرها. كما يتعرفون على عوائق الاتصال، وتوقعات الجمهور، واللغة المهنية، والفروق بين الاتصال الكتابي والشفهي.
تطوير الرسائل
تركز المرحلة التالية على تنظيم المعلومات وفقاً لهدف اتصالي واضح. ويتعلم المشاركون كيفية التمييز بين المعلومات الأساسية والتفاصيل الداعمة، وتكييف مستوى الشرح مع طبيعة الجمهور.
التأثير والاتصال مع أصحاب المصلحة
يطبق المشاركون هذه المبادئ في مواقف العمل التي تشمل المديرين والموظفين والعملاء ووسائل الإعلام وأصحاب المصلحة الآخرين. ويكون التركيز على الاتصال الهادف وليس على زيادة كمية المعلومات المقدمة.
التطبيق المهني
تجمع المرحلة الأخيرة المهارات السابقة من خلال الحالات التدريبية والتمارين والمحاكاة والمهام الاتصالية العملية.
ويتوافق هذا الهيكل مع منهج المعهد في التدريب المهني في مجال الإعلام والاتصال، حيث تكمل الأنشطة العملية الفهم النظري.
ماذا سيتعلم المشاركون من الدورة؟
يطور المشاركون قدرات قابلة للقياس في تخطيط الرسائل، وتحليل الجمهور، والتحدث المهني، واتصالات العلاقات العامة، والتعامل مع أصحاب المصلحة، والتفاعل الإعلامي، والاتصال الإقناعي، وتقديم العروض، وإدارة الردود في مواقف القيادة المؤسسية المختلفة.
يجب النظر إلى مخرجات التعلم باعتبارها قدرات عملية وليست مجرد مجموعة من مفاهيم الاتصال.
يستطيع المشاركون تطوير القدرة على تحليل الجمهور قبل التواصل، وتحديد النتيجة المطلوبة من الرسالة، واختيار وسيلة الاتصال المناسبة. كما يتعلمون تنظيم المعلومات ضمن هيكل منطقي حتى يتمكن الجمهور من فهم النقطة الأساسية دون تعقيد غير ضروري.
وتربط الدورة أيضاً بين الاتصال والعلاقات العامة. وتشمل البرامج المهنية ذات الصلة استراتيجيات العلاقات العامة، وتخطيط الحملات، وعلاقات أصحاب المصلحة، والتعامل مع وسائل الإعلام والتقييم.
وتنشأ من ذلك تطبيقات متعددة في بيئة العمل.
يمكن لرئيس قسم تنظيم إحاطة للإدارة التنفيذية حول القرار المطلوب بدلاً من تقديم معلومات غير مرتبطة بنتيجة واضحة.
ويمكن لمدير الموارد البشرية شرح تغيير في إحدى السياسات من خلال مراعاة مخاوف الموظفين والآثار التشغيلية والإجراء المتوقع من الفرق المختلفة.
ويمكن لمدير مشروع شرح التأخير من خلال الفصل بين الحقائق المؤكدة والمخاطر الحالية والحلول المقترحة والقرارات المطلوبة.
ويمكن لمتخصص الاتصال إعداد رسائل متسقة لأصحاب المصلحة الداخليين والجمهور الخارجي.
كما يستطيع المتحدث الرسمي الاستعداد للمقابلات من خلال تحديد الرسائل الأساسية للمؤسسة وتوقع الأسئلة الصعبة.
وتزداد أهمية هذه النتائج لأن الاتصال المؤثر يعتمد على التكييف. فقد تحتاج المعلومات نفسها إلى هياكل مختلفة عند تقديمها إلى مجلس الإدارة أو مجموعة من الموظفين أو صحفي أو عميل.
كيف تطور الدورة مهارات الاتصال المؤثر؟
يتم تطوير الاتصال المؤثر من خلال الانتقال من فهم الجمهور وبناء الرسالة إلى تقديمها وإدارة الأسئلة والتفاعل مع أصحاب المصلحة والتطبيق العملي. ويتعلم المشاركون التأثير من خلال الوضوح والملاءمة والأدلة والعرض المهني وتكييف الرسائل.
يعتمد التأثير في بيئة العمل على قدرة الأشخاص على فهم القضية وإدراك أهميتها وتقييم الإجراء المقترح.
لذلك يحتاج المشاركون إلى تعلم كيفية تحديد الهدف الاتصالي قبل اختيار الكلمات أو طريقة العرض.
بعد ذلك يمكن تطوير تسلسل الرسالة. فقد يبدأ القائد بعرض الوضع الحالي، ثم يشرح تأثيره على العمل، ويقدم الأدلة، ويتناول القيود، وينتهي بالقرار أو الإجراء المطلوب.
ويشكل أسلوب التقديم عنصراً آخر. فالنبرة والسرعة ولغة الجسد والاستماع والقدرة على الرد تؤثر في طريقة استقبال الرسالة.
وتتضمن برامج المعهد ذات الصلة بالاتصال والإعلام العرض المهني والتحدث أمام الجمهور والمقابلات الإعلامية والتمارين العملية في الاتصال.
كما تعد إدارة الأسئلة مهمة بالقدر نفسه. فالقيادة الاتصالية نادراً ما تكون عملية من طرف واحد. وقد يحتاج المشاركون إلى الرد على الاعتراضات أو توضيح المعلومات أو الاعتراف بعدم اليقين دون فقدان السيطرة على الحوار.
لذلك تساعد الدورة على الانتقال من مجرد إعلام الجمهور إلى إدارة الاتصال باعتباره عملية مهنية منظمة.
كيف تقارن الدورة بأساليب التدريب الأخرى في مجال الاتصال؟
تتجاوز الدورة التدريب الذي يركز فقط على تقديم العروض لأنها تربط الاتصال بالعلاقات العامة والتفاعل الإعلامي وعلاقات أصحاب المصلحة والرسائل التنظيمية. وهذا يجعلها مناسبة عندما يمتد الاتصال القيادي إلى مسؤوليات مؤسسية متعددة وليس إلى الخطب والعروض فقط.
قد تركز دورة تقديم العروض على إعداد الشرائح وتنظيم العرض والتحدث أمام الجمهور. وتظل هذه المهارات مفيدة، لكن القادة يتواصلون في مواقف تتجاوز العروض الرسمية.
ويضيف تدريب العلاقات العامة بعداً آخر من خلال التركيز على سمعة المؤسسة وعلاقات أصحاب المصلحة والتفاعل الإعلامي واستراتيجية الاتصال.
وتجمع دورة الإعلام والعلاقات العامة والاتصال هذه المجالات ضمن إطار مهني واحد.
وبالنسبة للمتخصصين الذين يقارنون بين أساليب التدريب، فإن السؤال الأساسي ليس أي دورة تبدو أوسع، بل أي مجموعة من القدرات تتوافق مع المسؤوليات الفعلية للمشارك.
إذا كان الاحتياج الأساسي هو تقديم العروض، فقد يكون التدريب المتخصص في هذا المجال كافياً. أما إذا كان المشارك يتواصل مع الموظفين والإدارة التنفيذية ووسائل الإعلام وأصحاب المصلحة والجمهور الخارجي، فإن برنامج الاتصال المتكامل يوفر إطاراً أوسع للمهارات.
ويفيد هذا التمييز أيضاً فرق الموارد البشرية التي تطور مسارات إعداد القيادات داخل المؤسسة.
ماذا يتضمن هيكل المنهج؟
يمكن تنظيم المنهج حول مبادئ الاتصال، وتخطيط الرسائل، والعلاقات العامة، واتصالات أصحاب المصلحة، والتفاعل الإعلامي، والعرض المهني، واتصالات الأزمات والتقييم، بما يسمح ببناء المهارات الفردية قبل تطبيقها في مواقف اتصال مؤسسية متكاملة.
مبادئ الاتصال وتحليل الجمهور
يبني المشاركون أساساً في عمليات الاتصال وعوائقه وتوقعات الجمهور وبناء الرسائل المهنية.
تطوير الرسائل الاستراتيجية
يتعلم المشاركون تحديد أهداف الاتصال وتنظيم الرسائل وفقاً لاحتياجات الجمهور، بما يشمل اختيار المعلومات المناسبة وبناء تسلسل منطقي.
العلاقات العامة واتصالات أصحاب المصلحة
يربط المنهج الاتصال بالعلاقات التنظيمية. ويدرس المشاركون كيفية تواصل المؤسسات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وكيف يمكن للاتصال دعم الأهداف المؤسسية.
الاتصال الإعلامي والعام
يتعرف المشاركون على التفاعل مع وسائل الإعلام والمقابلات والبيانات العامة ومسؤوليات المتحدث الرسمي.
الاتصال أثناء الأزمات والمواقف الصعبة
يدرس المشاركون الاتصال في المواقف التي تتضمن مخاطر أو حالة من عدم اليقين أو رقابة عامة. ويكون الهدف هو الحفاظ على الدقة والاتساق والحكم المهني.
التقييم وقياس الاتصال
يركز الجزء النهائي على تقييم قدرة المشاركين على تطبيق مبادئ الاتصال بدلاً من الاكتفاء باسترجاع المعلومات النظرية.
ويؤدي هذا الهيكل إلى انتقال واضح من المعرفة إلى التطبيق.
كيف يتم تقديم الدورة وتقييم المشاركين؟
ينبغي أن يجمع التدريب بين التعلم المباشر وورش العمل ودراسات الحالة والتمارين العملية والمحاكاة والتغذية الراجعة المنظمة عند ملاءمتها. ويجب أن تقيس عملية التقييم التطبيق من خلال المهام والمواقف والعروض والواجبات والمحاكاة.
يعتمد أسلوب التنفيذ الدقيق على البرنامج المختار والموقع والجدول الزمني ومتطلبات المؤسسة. ويستخدم المعهد البريطاني للتدريب والتطوير أساليب تعلم عملية في برامجه الإعلامية وبرامج العلاقات العامة، بما يشمل ورش العمل ودراسات الحالة ولعب الأدوار والمقابلات المباشرة وتطوير الرسائل الأساسية.
تسمح ورش العمل للمشاركين بممارسة المهارة الاتصالية أكثر من مرة. فقد يقوم المدير بإعداد إحاطة قصيرة للإدارة التنفيذية، ثم يقدمها ويحصل على ملاحظات ويعيد تنظيم الرسالة.
وتسمح دراسات الحالة للمشاركين بتحليل مشكلات الاتصال قبل تحديد طريقة التعامل معها.
أما المحاكاة فتقدم مواقف واقعية تتطلب اتخاذ قرار. فقد يؤدي أحد المشاركين دور رئيس قسم يرد على سؤال من الإدارة، بينما يؤدي مشارك آخر دور صاحب مصلحة لديه مخاوف أو مصالح مختلفة.
ويمكن أن يركز التقييم على وضوح الرسالة، وفهم الجمهور، والتنظيم المنطقي، وطريقة التقديم، وجودة الاستجابة والاتساق.
وبالنسبة لفرق الموارد البشرية، توفر هذه الأنشطة مؤشرات يمكن ملاحظتها لقياس التطور. ويمكن تقييم قدرة الموظفين على التواصل بصورة أكثر تنظيماً، والتعامل مع الأسئلة بكفاءة أكبر، وتكييف الرسائل مع الجماهير المختلفة.
ما النتائج المتوقعة من التدريب؟
تتمثل النتيجة المتوقعة في تحسين أداء الاتصال في بيئة العمل، بما يشمل وضوح الرسائل القيادية، وتكييفها مع الجمهور، وتحسين العروض، وتطوير التعامل مع أصحاب المصلحة، والاستعداد الإعلامي، والحفاظ على اتساق الاتصال في المواقف العادية والضاغطة.
يجب تقييم النتائج من خلال السلوك المهني في بيئة العمل، وليس من خلال افتراض حدوث تحسن تجاري تلقائي.
بالنسبة للقيادات، قد يظهر التحسن في وضوح الإحاطات التنفيذية وتنظيم المناقشات المتعلقة بالقرارات.
وبالنسبة لأقسام الموارد البشرية، قد يظهر في تحسين الاتساق أثناء عمليات التغيير التنظيمي.
وبالنسبة لفرق العلاقات العامة، قد يظهر في تحسين الاستعداد الإعلامي والانضباط في الرسائل والتعامل مع أصحاب المصلحة.
أما المديرون التشغيليون، فقد يستفيدون من القدرة على شرح المخاطر والقرارات والأولويات دون خلق غموض غير ضروري.
ويضع المعهد البريطاني للتدريب والتطوير الاتصال المهني ضمن إطار أوسع للتعلم المؤسسي يشمل القيادة والإعلام والعلاقات العامة وتطوير الأداء في مكان العمل.
وبذلك يمكن أن تدعم الدورة مسارات إعداد القيادات التي تتعامل مع القدرة على الاتصال باعتبارها كفاءة مهنية وليست مجرد مهارة شخصية غير رسمية.
من هم الأشخاص المناسبون للالتحاق بالدورة؟
تناسب الدورة المتخصصين الذين تتطلب مسؤولياتهم التواصل المنظم مع الموظفين والمديرين والإدارة التنفيذية والعملاء وأصحاب المصلحة ووسائل الإعلام أو الجمهور، بما يشمل مسؤولي الموارد البشرية والمديرين ومتخصصي الاتصال والعلاقات العامة والتنفيذيين والممثلين المؤسسيين.
يشمل المشاركون المحتملون مديري الاتصال ومتخصصي العلاقات العامة والموظفين الإداريين والمديرين ومديري المشاريع ومديري العمليات والتنفيذيين.
ويمكن لفرق الموارد البشرية استخدام التدريب ضمن برامج تطوير القيادة أو برامج تطوير كفاءة الاتصال.
ويمكن للمديرين استخدامه لتعزيز الاتصال بين الأقسام ومجموعات أصحاب المصلحة المختلفة.
كما يستطيع متخصصو العلاقات العامة استخدامه لربط مهارات الاتصال بمسؤوليات الإعلام والسمعة.
ويمكن للتنفيذيين تطبيق التعلم في العروض والإحاطات والمقابلات ومناقشات أصحاب المصلحة.
وقد تؤثر الخبرة المهنية السابقة في تحديد المستوى التدريبي الأنسب. لذلك ينبغي للمؤسسات التأكد من متطلبات القبول والجدول الزمني وشروط التنفيذ الخاصة بالبرنامج المحدد قبل التسجيل.
ما الذي ينبغي على المؤسسات مراعاته قبل التسجيل؟
ينبغي أن يعتمد قرار التسجيل على مسؤوليات الاتصال لدى المشارك ومستوى المهارات المطلوب وتغطية المنهج وأسلوب التنفيذ وطرق التقييم العملي والجدول الزمني والموقع وحجم المجموعة والتكلفة، وليس على اسم الدورة وحده.
ينبغي لفرق الموارد البشرية والتعلم والتطوير تحديد فجوة الاتصال أولاً.
إذا كانت المؤسسة تحتاج إلى تحسين العروض التنفيذية، فيجب إعطاء اهتمام أكبر لنتائج تعلم تقديم العروض وتنظيم الرسائل.
إذا كان الموظفون يتواصلون بصورة منتظمة مع وسائل الإعلام، تصبح مهارات التعامل الإعلامي وتطوير المتحدث الرسمي أكثر أهمية.
إذا كان الاحتياج مرتبطاً بالتغيير التنظيمي، فينبغي تضمين الاتصال مع أصحاب المصلحة والاتصال الداخلي ضمن عملية التقييم.
يقدم المعهد البريطاني للتدريب والتطوير برامج مختلفة في الاتصال والعلاقات العامة والإعلام، مع اختلاف الجداول الزمنية والتكاليف من برنامج إلى آخر.
ولا ينبغي اعتبار أي تكلفة منشورة سعراً موحداً لجميع البرامج. يجب على المؤسسات التأكد من الرسوم الحالية والموقع المختار وطريقة التنفيذ والتواريخ والمدة وعدد المشاركين والمواد وشروط التسجيل قبل اعتماد القرار.
كيف تتم عملية التسجيل؟
يبدأ التسجيل بمطابقة مسؤوليات المشارك وأهداف الاتصال الخاصة به مع محتوى البرنامج، ثم التأكد من متطلبات القبول وطريقة التنفيذ والتواريخ المتاحة والرسوم المطبقة قبل إكمال عملية التسجيل من خلال إجراءات التقديم الخاصة بالمعهد.
القرار الأول هو مدى ملاءمة الدورة. ينبغي للمشارك تحديد ما إذا كانت الأولوية هي الاتصال القيادي أو العلاقات العامة أو التفاعل الإعلامي أو الاتصال مع أصحاب المصلحة أو الجمع بين هذه المجالات.
القرار الثاني يتعلق بملاءمة طريقة التنفيذ. وينبغي للمؤسسات التأكد من توافق الطريقة المختارة مع احتياجات المشاركين الفردية أو مجموعات العمل المؤسسية.
القرار الثالث يتعلق بالتخطيط العملي. ويشمل ذلك التحقق من التواريخ والموقع والمدة وعدد المشاركين والتكلفة.
استكشف المزيد من رؤى الخبراء:
ما الذي يتطلبه أن تصبح مقدماً واثقاً مع دورة الإعلام في الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير؟
كيف يساعدك تدريب مهارات العرض والتقديم من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير على التميز
يوفر المعهد البريطاني للتدريب والتطوير تدريباً مهنياً منظماً في مجالات الإعلام والعلاقات العامة والاتصال، مع برامج تغطي مهارات الاتصال والعلاقات الإعلامية واتصالات الأزمات والتحدث أمام الجمهور والاتصال التنظيمي.
وبذلك ينبغي أن يستند القرار النهائي إلى متطلبات التعلم القابلة للقياس ومدى ملاءمة البرنامج. يمكن للمهنيين والمؤسسات الراغبين في المتابعة التسجيل في هذا البرنامج.