للمؤسسات، إدارة المشاريع هي نهج ضروري لتطبيق العمالة والموارد المالية النادرة، مثل المخصصات في الميزانية، لتحقيق الأهداف المحددة. من خلال ربط الإجراءات بالأولويات الاستراتيجية للأعمال، والتحكم في هدر الموارد، والتقدير، وتشجيع العمل الجماعي، تساهم إدارة المشاريع في نجاح المشروع. لقد كانت مقياساً لجودة وفعالية إدارة المشاريع في المؤسسة.
ما هي إدارة المشاريع؟
إدارة المشاريع هي عملية تنظيم، تخطيط، تنفيذ، وإدارة الجوانب المختلفة للمشروع طوال دورة حياته. يتم تضمين هذه المهمة في الواجبات؛ وبالتالي، فإن تحقيق أهداف المشروع من حيث النطاق، والوقت، والجودة، والتكلفة يسمى "إدارة المشاريع".
تعريف المشروع
توضيح الأهداف، والغرض، والتبرير، ونطاق العمل هو الجهد الأولي للمشروع. غالباً ما يشمل مكونات مثل تحليل أصحاب المصلحة ودراسة الجدوى.
تطوير خطة المشروع
مهمتك هي وضع مخطط تفصيلي يحدد كيفية تنفيذ تحليل التصميم الخاص بك، والموارد التي سيتضمنها، وطرق معالجة أي قضايا محتملة تم تحديدها.
تنفيذ الخطة
تطوير خطط مشروع مفصلة تشمل الجداول الزمنية، وتحديد الموارد، والتخطيط المالي، وإدارة المخاطر.
برنامج محترف إدارة المشاريع (PMP)
برنامج محترف إدارة المشاريع (PMP) معروف حول العالم، ويتم تقديم هذه الدورة من قبل الأكاديمية البريطانية. يستهدف هذا البرنامج مديري المشاريع الذين يعملون في المجال لفترة طويلة ويرغبون في إظهار التزامهم بمجال إدارة المشاريع وكذلك الموضوع نفسه.
دور إدارة المشاريع
تلعب إدارة المشاريع دورًا حيويًا في تحقيق أهداف المشاريع داخل المنظمات وإدارة الأنشطة وتوصيل القيمة للمشاريع في سياق الأعمال. فيما يلي الوسائل التي تساهم من خلالها المشاريع في تحقيق الأهداف التجارية من خلال إدارة المشاريع:
التخطيط الاستراتيجي
إذا سُئلت عن مزايا إدارة المشاريع، فإن الإجابة الصحيحة ستكون أنه لا يمكن تحقيق أي مشروع بدون مدير مشروع. ومن ثم، لا يمكن تنفيذ استراتيجية المنظمة دون مديري مشاريع.
تخصيص الموارد
تُمارس إدارة المشاريع من قبل الشركات والمنظمات الأخرى من أجل تطبيق الوقت والمعدات والميزانية والأشخاص بشكل فعال، بطرق تساعد في إتمام المشاريع بسرعة ونجاح.
تحديد المخاطر
تحديد المخاطر المحتملة في المشروع في مرحلة مبكرة من دورة حياة المشروع هو مهمة مهمة في إدارة المشاريع حيث يسمح ذلك لفرق المشروع بوضع استراتيجيات التخفيف.
ما هي فوائد إدارة المشاريع؟
تتميز إدارة المشاريع بعدة مزايا قد تكون مفيدة لتعزيز إنجاز المشاريع ورفع مستوى الشركات؛ وبالتالي، ستكون بعض هذه المزايا مهمة. هنا، أود أن أبرز بعض هذه المزايا:
تعزيز التعاون والتواصل
هذان العاملان يعززان فعالية العمل الجماعي، وأداء الفريق بالنسبة لأصحاب المصلحة، وبشكل عام، يعطيان فرصة أفضل لنجاح المشروع المحدد.
تحسين التواصل مع العملاء
التواصل الجيد هو مفتاح في إدارة المشاريع لأنه يساعد في إنشاء علاقة قوية مع العملاء، والحفاظ على رضاهم، وتحقيق نتائج أفضل في المشاريع.
استخدام الموارد بشكل أقصى
يعرف المدير الجيد لأي شيء في الحياة أنه سيتعين عليه دائمًا التعامل مع إدارة الموارد كعامل مهم يساعد في تحقيق النجاح.
زيادة المساءلة
في إدارة المشاريع، من الضروري تعزيز المسؤولية لضمان أن أعضاء الفريق يؤدون واجباتهم ويعملون بشكل جيد على مخرجات المشروع.
مخرجات ذات جودة أعلى
بالنسبة لكل مدير مشروع، من الممارسات الشائعة التأكد من تحقيق نتائج جيدة، حيث يحدد ذلك مدى رضا العملاء، ودرجة النجاح التي يحققها المشروع، والنوع من السمعة التي تحصل عليها المنظمة نتيجة لذلك.
إدارة الميزانية
الغرض من إدارة المشاريع هو مساعدة رواد الأعمال على إدارة مواردهم بكفاءة. وذلك لأنه في بعض النقاط أثناء إتمام المشاريع، توفر إدارة المشاريع الفرصة لحساب المشروع من حيث الوقت أو الحفاظ على سجل دقيق للسيطرة على تكلفة المشروع مقارنة بالتكلفة الفعلية، وكذلك المتابعة الدقيقة للمبالغ المصروفة لضمان بقاء المشروع ضمن الميزانية المحددة.
الخاتمة
في إدارة المشاريع، من المهم جدًا ضمان تنفيذ البرامج في الوقت المحدد وضمن الميزانية والجودة المطلوبة. بهذه الطريقة، من خلال إدارة المخاطر الفعالة، وإدارة الموارد، وتنفيذ جميع أفضل الممارسات المعروفة، وإدارة أصحاب المصلحة، يزيد المديرون من فوائد المشروع بالنسبة لأهداف المنظمة. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير مثل هذه الدورات. إن الأشخاص الدوليين مفيدون لأولئك الذين يرغبون في العثور على وظيفة في إدارة المشاريع واكتساب المزيد من القدرات التي ستعزز أعمالهم. في مجال واحد مثل البحث والتطوير، قد يكون من الأكثر توفيرًا أن يكون عضو أو عدة أعضاء مهرة في إدارة المشاريع ويقدمون الدعم للأشخاص المؤهلين وذوي الخبرة.
الأسئلة المتداولة
كيف تعزز إدارة المشاريع استخدام الموارد؟
تحت التحليل الدقيق، ستجد أن إدارة المشاريع توفر أساليب فعالة ومنظمة في تنفيذ التخطيط والتنفيذ والمتابعة، مما يؤدي أيضًا إلى إدارة أفضل واستخدام أكثر كفاءة للموارد.
ما هي المهارات الرئيسية المطلوبة لإدارة المشاريع بنجاح؟
يعتمد النجاح في إدارة المشاريع على القدرة الفردية لمديري المشاريع الذين يظهرون العديد من الصفات التي تسمح باستخدام الموارد في الوقت المناسب وضمن الميزانية لتحقيق نجاح المشروع.
ما هو الدور الأساسي لإدارة المشاريع في الشركات؟
المسؤولية الرئيسية لمديري المشاريع في الشركات هي التخطيط والتنفيذ والمتابعة وإتمام المشاريع بنجاح من خلال تنسيقها مع الصورة الكبرى للمنظمة.
لماذا يعتبر إشراك أصحاب المصلحة مهمًا في إدارة المشاريع؟
المسؤولية في هذا الجانب من إدارة المشاريع، والتي يتم استبدالها أحيانًا بمشاركة أصحاب المصلحة في عملية إدارة المشاريع، هي نقطة محورية في عملية إدارة المشاريع. إن الوفاء باحتياجات أصحاب المصلحة بنجاح يعد بنفس أهمية تحقيق أهداف المشروع بالنسبة للمنظمة.