المنظمات، في ظل هذا الواقع الرقمي المتسارع، تسعى باستمرار إلى تحسين أنظمتها للبقاء في موقع تنافسي. ومن أكثر الأساليب كفاءة لتحقيق ذلك هو استخدام "إدارة تحقيق الفوائد" (Benefits Realisation Management - BRM)، التي تضمن أن الاستثمارات في تكنولوجيا المعلومات تحقق بالفعل قيمة قابلة للقياس. تؤكد BRM أن الشركات يمكنها تعزيز الكفاءة، وتحسين استخدام الموارد، ورفع فعالية الأداء التشغيلي حين يتم ربط تحسين أداء الأنظمة بمبادئها.
تعريف إدارة تحقيق الفوائد (BRM) إدارة تحقيق الفوائد هي منهجية منهجية تهدف إلى ضمان أن الفوائد الناتجة عن مخرجات المشاريع يتم قياسها وتحقيقها والمحافظة عليها. إنها الجسر الذي يربط بين مخرجات المشروع وأهداف المنظمة، مما يضمن أن يُنظر إلى المشاريع كأدوات لتحقيق الأهداف الاستراتيجية والاستدامة طويلة الأجل.
المكونات الأساسية لإدارة BRM:
تحديد الفوائد: قبل بدء أي تحسين للنظام، يجب تحديد الفوائد القابلة للقياس. ويتم ذلك غالباً في بيئة عمل توضح النتائج المتوقعة حتى يمكن تحديد أهداف واقعية مع مؤشرات أداء رئيسية لقياس النجاح.
التخطيط والتنفيذ: بعد تحديد الفوائد، يجب إعداد خطة منهجية لضمان الاتساق مع الأهداف المؤسسية. تشمل الخطة تخصيص الموارد، وتحديد الجداول الزمنية، وتوزيع الأدوار والمسؤوليات لضمان تنفيذ سلس.
القياس والمتابعة: الرصد المستمر ضروري لتحديد ما إذا كانت الفوائد المُستهدفة تتحقق. تستخدم المؤسسات مقاييس الأداء وتقارير التحليلات لتتبع التقدم وتحديد مجالات التحسين.
استدامة الفوائد: تحقيق الفوائد لا يكفي؛ بل يجب الحفاظ عليها بمرور الوقت. تحتاج المؤسسات إلى هياكل حوكمة، ومراجعات دورية، وتحسينات مستمرة للحفاظ على تدفق القيمة على المدى الطويل.
تحسين أداء الأنظمة باستخدام BRM
فيما يلي بعض الطرق الرئيسية للاستفادة من BRM في تعزيز أداء النظام:
مواءمة مقاييس الأداء مع الأهداف المؤسسية: يجب أن يتجاوز هندسة الأداء الاعتبارات التقنية مثل السرعة والكفاءة، ليرتبط بتأثيرات العمل مثل زيادة الإنتاجية أو خفض التكاليف. تساعد BRM على ضمان اتساق تحسينات النظام مع أهداف العمل.
الرصد الاستباقي للأداء: توفر BRM أدوات للرصد المبكر للكفاءة، وذلك من خلال مراقبة "المؤشرات الرئيسية للأداء" مثل وقت التشغيل، وسرعة الاستجابة، واستخدام الموارد.
تحسين الموارد لتحقيق الكفاءة في التكاليف: يساعد تحليل أداء النظام وفق منهجية BRM المؤسسات على تحسين تخصيص الموارد وتقليل التكاليف التشغيلية مع تعزيز الأداء من خلال أدوات مثل الحوسبة السحابية، والمحاكاة الافتراضية، والأتمتة.
إدارة المخاطر وحل المشكلات: تحدد BRM المخاطر المتعلقة بأداء النظام وتضع التدابير لمعالجتها. تساعد المعلومات المتعلقة بالأداء على تطوير استراتيجيات وقائية للتعامل مع التحديات التي قد تعرقل الأداء.
التحسين المستمر من خلال حلقات التغذية الراجعة: تعزز BRM التحسين المستمر عبر مراجعة دائمة لأداء النظام واستيعاب ملاحظات المنفذين. وتضمن الكفاءة المثلى من خلال تطبيق المنهجيات المرنة (Agile) وممارسات التطوير.
فوائد تطبيق BRM على تحسين أداء الأنظمة:
زيادة العائد على الاستثمار في تكنولوجيا المعلومات (ROI): تضمن BRM أن تحقق الاستثمارات في تكنولوجيا المعلومات قيمة ملموسة، وتمنع الإنفاق غير المجدي من خلال توجيه المشاريع الاستراتيجية نحو الأهداف المؤسسية.
تعزيز الكفاءة التشغيلية: تربط BRM بين تحسين أداء الأنظمة والكفاءة التشغيلية من خلال إزالة العوائق وتحسين سير العمل، مما يزيد من إنتاجية الموظفين والأنظمة.
تحسين اتخاذ القرار: تقدم BRM معلومات فورية وموثوقة حول أداء الأنظمة، مما يمكّن المديرين التنفيذيين وفِرَق تكنولوجيا المعلومات من اتخاذ قرارات مدروسة بشأن التحديثات والاستثمارات.
تعزيز المرونة وقابلية التوسع: توفر BRM القدرة على التكيف والتوسع، إذ تُمكّن المؤسسات من الاستجابة السريعة للتغيرات في السوق والتكنولوجيا عبر تتبع الفوائد وتحديد الاحتياجات المستقبلية.
مواءمة أقوى بين استراتيجية الأعمال وتكنولوجيا المعلومات: تُنشئ BRM جسراً بين القادة في مجال الأعمال وتكنولوجيا المعلومات، مما يضمن أن الاستثمارات التقنية تترجم إلى أهداف تجارية واقعية ومستدامة.
تعزيز كفاءة الأعمال من خلال تحسين الأنظمة الاستراتيجي:
يُسهم تحسين الأنظمة الاستراتيجي مباشرةً في رفع كفاءة الأعمال من خلال مواءمة التكنولوجيا مع الأهداف المؤسسية. وتُمكّن إدارة تحقيق الفوائد (BRM) الشركات من التخلص من الأنشطة التي لا تُضيف قيمة واستثمار مواردها بكفاءة. كما يُحافظ الرصد الاستباقي واتخاذ القرار المبني على البيانات على مرونة العمليات وقابليتها للتوسع. وتُساعد أساليب التحسين مثل الأتمتة والحوسبة السحابية والمحاكاة الافتراضية في خفض التكاليف وزيادة الإنتاجية. تدعم حلقات التحسين المستمر هذه العملية، ما يساعد المؤسسات على التكيف مع تغيّرات السوق.
تحقيق التميز التشغيلي عبر تحسين أداء الأنظمة وBRM:
تحسين أداء الأنظمة وإدارة الموارد المؤسسية أمران حاسمان لتحقيق التميز التشغيلي. فعند تحسين الأداء، تقل فترات التوقف وتُوحَّد العمليات مما يعزز الإنتاجية ويوفر التكاليف. وتستهدف إدارة تحقيق الفوائد (BRM) تعظيم العائد من خلال إدارة الموارد البشرية والتقنية والمالية بما يتوافق مع أهداف العمل. هذا يتيح للمؤسسات الاستجابة للمتغيرات، وتحقيق رضا العملاء، وخلق ثقافة تحسين دائم.
أتقن هذه المهارات الأساسية من خلال الدورة التدريبية في جنيف التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير، وارتقِ بأداء مؤسستك نحو نمو مستدام ومكانة تنافسية في السوق.