تحليل الوظائف هو عملية شائعة في إدارة الموارد البشرية حيث يتم تجميع المعلومات حول الوظائف وتوثيقها ثم تحليلها داخل المنظمة. هذه المقاربة المنظمة توضح المتطلبات والتوقعات المرتبطة بكل وظيفة وتكون أساسًا للحكم الصحيح في التوظيف والتدريب والتعويض وتحسين الأداء. هنا، سنناقش التقنيات والأساليب والعمليات والخطوات المتبعة في تحليل الوظائف، بالإضافة إلى المنهجيات المستخدمة في إدارة الموارد البشرية.
تقنيات تحليل الوظائف
تختلف التقنيات البارزة لتحليل الوظائف وفقًا لاحتياجات المنظمة ومستوى التفاصيل والأدوار المعنية. فيما يلي بعض التقنيات الشائعة.
الملاحظة: تتضمن هذه التقنية مراقبة ما يقوم به الموظف يوميًا للحصول على معرفة حول الواجبات والمهام والمهارات المطلوبة لأداء الدور. تكون مفيدة للوظائف المباشرة والمتكررة لكنها سطحية جدًا للوظائف التي تنطوي على تعقيدات كثيرة.
المقابلات: يتم إجراء المقابلات من قبل الموظف والمشرف مع الأفراد أو المجموعات للإبلاغ عن معلومات مهمة تتعلق بالمهام المرتبطة بالوظائف. تسمح أسئلة المقابلة للقوى العاملة بتقديم وجهة نظرهم فيما يتعلق بالمهام والتحديات التي يواجهونها، بالإضافة إلى القدرات التي يجب أن يمتلكوها.
الاستبيانات: تساعد الاستبيانات الموحدة في الحصول على بيانات من عدة موظفين في مرحلة واحدة. تثبت هذه الطريقة أنها مناسبة لوظائف متشابهة في المنظمة.
اليوميات / السجلات: يحتفظ العمال بدفتر أو سجل للأنشطة اليومية والأشياء التي تم القيام بها خلال اليوم. تعطي هذه الطريقة تاريخًا جيدًا لأنشطة العمل عبر الزمن وتسجل التغييرات في العمل.
أداء الوظيفة: في هذه الطريقة، يقوم محلل الوظيفة بأداء الوظيفة للحصول على معرفة مباشرة بمتطلبات الوظيفة. على الرغم من ثراء هذه الطريقة بالتجربة، فهي مثالية للوظائف الأقل تعقيدًا أو للوظائف التي لا تتطلب سنوات من الخبرة.
عملية تحليل الوظائف
تشمل عملية تحليل الوظائف خطوات منظمة لجمع وتقييم وتوثيق البيانات المتعلقة بالوظائف. المراحل الرئيسية في هذه العملية هي:
الإعداد والتخطيط: تتضمن هذه الخطوة تحديد أهداف تحليل الوظائف، وتحديد الأدوار التي سيتم تحليلها، وتحديد الأساليب التي ستستخدم لجمع البيانات.
جمع البيانات: تتضمن هذه الخطوة جمع المعلومات من خلال الملاحظة، الاستبيانات، المقابلات، وأداء الوظيفة.
تقييم البيانات والتحقق منها: التأكد من اكتمال ودقة المعلومات والتحقق من النتائج مع كل من المديرين والموظفين المعنيين لتحديد الصلة والصحة.
التوثيق: تطوير أوصاف وظيفية شاملة ومواصفات وظيفية تصف العمل المطلوب، والمسؤوليات، والمهارات الأساسية، والمؤهلات، ومعايير الأداء.
التنفيذ والمراجعة: دمج التحليل في ممارسات إدارة الموارد البشرية بما في ذلك التوظيف والتدريب والأداء، ومراجعة وتعديل التحليل مع مرور الوقت للتغيرات في متطلبات الوظيفة.
خطوات تحليل الوظائف
يتطلب تحليل الوظائف نفسه بعض الخطوات المتسلسلة نحو فهم كافٍ ونتيجة مضمونة. فيما يلي الخطوات في تحليل الوظائف:
الخطوة 1: تحديد الهدف.
الخطوة 2: فهم لماذا يجب القيام بتحليل الوظائف. ربما لديك وظائف تحتاج إلى تحديث أوصافها، بعض الوظائف الجديدة، أو بسبب إعادة الهيكلة.
الخطوة 3: أساليب جمع البيانات: سيكون من المناسب تحديد الأساليب بناءً على خصائص الوظيفة، والوقت المتاح، والموارد.
الخطوة 4: جمع معلومات الوظيفة: تطبيق الملاحظة، المقابلات، الاستبيانات، وأشكال أخرى من جمع البيانات لتوليد بيانات الوظيفة.
الخطوة 5: تحليل البيانات: دمج المعلومات للحصول على نمط، والمهام الأكثر أهمية، والكفاءات المطلوبة لهذه الوظيفة.
الخطوة 6: وصف الوظيفة ومواصفات الوظيفة: تعريف واجبات الوظيفة، والمسؤوليات، والمتطلبات في أوصاف الوظائف وتفصيل المؤهلات في مواصفات الوظيفة.
الخطوة 7: المراجعة والتFinalize: التحقق من النتائج مع الموظفين والمديرين، وتعديلها وفقًا لذلك، وإكمال التوثيق ليتم تنفيذه.
منهجيات تحليل الوظائف في إدارة الموارد البشرية
تهدف منهجيات تحليل الوظائف في إدارة الموارد البشرية إلى محاذاة الدور مع الهدف التنظيمي وتوفير فهم واضح لتوقعات الوظيفة. المنهجيات الأكثر شيوعًا المستخدمة في إدارة الموارد البشرية هي كما يلي:
التحليل الموجه للعمل: تركز هذه المنهجية على المهام والواجبات المحددة المطلوبة في الوظيفة.
التحليل الموجه للعامل: يركز على الخصائص التي يحتاجها الأشخاص لأداء الوظائف بشكل جيد، مع التركيز على المهارات والكفاءات والسلوكيات. يُستخدم هذا للوظائف المرنة أو القابلة للتغيير.
التحليل الهجين: يجمع بين الأساليب الموجهة للعمل والأساليب الموجهة للعامل لإنتاج تحليل أكثر شمولية للمهام والخصائص المطلوبة. التحليل الهجين أكثر قابلية للتطبيق ومرونة لمعظم أنواع الوظائف.
تحليل المهام: يقوم بتقسيم كل وظيفة إلى مهام أو أنشطة محددة، وتحديد متطلبات الأداء من خلال تقييم كل منها. وبالتالي، يسمح تحليل المهام للمنظمات بتحديد المجالات الحرجة التي تتطلب التدريب وتحسين كفاءات العمليات.
تحليل المهام المعرفية: تُطبق هذه النوعية من تحليل المهام بشكل أساسي على الوظائف المعقدة. يركز على العمليات الذهنية ومهارات اتخاذ القرار والقدرة على حل المشكلات اللازمة لأداء الوظيفة. يُستخدم غالبًا مع الوظائف الفنية أو الإدارية.
أهمية تحليل الوظائف في إدارة الموارد البشرية
يشكل تحليل الوظائف في إدارة الموارد البشرية الأساس لجميع الأنشطة المنفذة في إدارة الموارد البشرية، وله فوائد عديدة من منظور كل من الموظفين والمنظمة.
التوظيف والاختيار: وفقًا لتحليل الوظائف، يمكن تطوير مواصفات الوظائف والكفاءات التي يجب تحديدها، وبالتالي، يمكن صياغة أسئلة المقابلة وفقًا لمتطلبات الوظيفة لضمان توظيف المرشحين المناسبين في المستويات الوظيفية المناسبة.
التدريب والتطوير: سيقوم تحليل الوظائف لأي وظيفة بتصميم برامج التدريب مع التركيز على الفجوات في المهارات، ويعزز التدريب جاهزية وأداء الموظف.
إدارة التعويضات: تكمن أهمية تحليل الوظائف في الوصول إلى قرارات تعويض عادلة ودقيقة في إظهار المسؤوليات والمهارات والمقارنات السوقية المطلوبة من كل دور.
تقييم الأداء: تضمن أوصاف الأدوار الواضحة وتوقعات ما يعنيه الأداء حكمًا موضوعيًا وعادلًا بشأن الموظفين؛ كما تُبسط أيضًا عملية وضع الأهداف، إلى جانب برامج التطوير.
تخطيط القوى العاملة: يدعم تحليل الوظائف تخطيط القوى العاملة من خلال تقديم مدخلات حول المهارات التي يجب تحديدها لاحقًا، والتوقعات التي يتم وضعها حول المتطلبات، وتطوير المواهب الداخلية.
الخاتمة
في إدارة الموارد البشرية، يُعد تحليل الوظائف واحدًا من أهم الأدوات المستخدمة لفهم وتحديد وتحسين الأدوار الوظيفية. يضمن استخدام تقنيات وأساليب وعمليات منظمة متنوعة من قبل متخصصي الموارد البشرية توافق الأدوار مع أهداف المنظمة. سيساعد دمج تحليل الوظائف والتخطيط في دورة تدريبية لإدارة الموارد البشرية من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير الشركات في اتخاذ قرارات أفضل بشأن التوظيف والتدريب والتعويض والأداء، مما يؤدي في النهاية إلى قوة عمل أكثر إنتاجية وتحفيزًا.