تُساعد دورات إدارة المشاريع الكثير من الأشخاص في تحقيق النجاح في مجالاتهم. يمكنك الالتحاق بهذه الدورات التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير. في هذه المدونة، سنستعرض مفهوم إغلاق المشروع في إدارة المشاريع، الخطوات المتبعة في الإغلاق الإداري للمشروع، مرحلة إغلاق المشروع، وأهم خطوة لضمان نجاح إغلاق المشروع.
إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة في دورة حياة المشروع، حيث يتم إنهاء جميع أنشطة المشروع وإغلاقه رسميًا. تتضمن أسباب الإغلاق إنهاء العقود، تحقيق أهداف المشروع، إعادة توزيع الموارد، وتوثيق نجاح المشروع أو فشله بالشكل المناسب. يشمل إغلاق المشروع مراجعة شاملة لضمان استيفاء جميع المتطلبات واكتمال التسليمات ورضا أصحاب المصلحة. الإغلاق المنفذ بشكل جيد يوفر فرصة للفريق للتفكير في العمل المنجز، وتوثيق الدروس المستفادة، وتطبيق هذه الرؤى في المشاريع المستقبلية.
إغلاق المشروع يحقق العديد من الفوائد، أهمها:
الإغلاق الإداري هو عملية رسمية لإنهاء جميع جوانب المشروع بطريقة منظمة. تشمل هذه العملية سلسلة من الخطوات لإدارة الانتقال وترك سجل مرجعي للمستقبل.
عند إتمام جميع المشاريع بنجاح، يضمن مدير المشروع إغلاق المشروع من خلال إعداد تقرير نهائي يوضح جميع الإنجازات، الأداء العام للمشاريع، والتوصيات النهائية أو المجالات التي تحتاج إلى مزيد من العمل. يتم مشاركة التقرير مع الأطراف المعنية المناسبة، وعقد اجتماع نهائي للمشروع لتحليل كامل المشروع.
يتم إعداد تقرير رسمي نهائي يتعلق بكامل المشروع.
يناقش الفريق التجربة العامة للمشروع، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، ويقدم الملاحظات.
يجب أرشفة جميع وثائق المشروع بعد الإغلاق الرسمي للمشروع. تشمل الوثائق العقود، التقارير، ملاحظات الاجتماعات، الاتصالات، وأي سجلات أخرى هامة. تضمن الأرشفة الصحيحة أن تمتلك المؤسسة سجلًا شاملاً للمشروع للأغراض القانونية، التدقيق، أو المراجعة المستقبلية.
يجب أرشفة جميع الوثائق الهامة وجعلها سهلة الوصول لأغراض التدقيق أو القانونية في المستقبل.
تمثل مرحلة الإغلاق المرحلة الأخيرة في دورة حياة إدارة المشروع. تضمن هذه المرحلة الإغلاق الرسمي للمشروع. وتشمل مراجعة نطاق المشروع، الأهداف، الإنجازات، والمخرجات. يتأكد مدير المشروع من تحقيق جميع متطلبات الأطراف المعنية واكتمال المشروع كما هو متوقع.
في هذه المرحلة، يتم تنفيذ الأنشطة التالية:
تعتبر هذه المرحلة حاسمة لأنها تغلق المشروع رسميًا، ولا يُتوقع أي عمل أو تغييرات من فريق المشروع بعد ذلك.
تُعتبر جميع الخطوات في إغلاق المشروع الإداري مهمة؛ ومع ذلك، يُعد تقييم الأداء النهائي للمشروع وتأكيد المخرجات من الخطوات الأكثر أهمية. لا يمكن اعتبار المشروع مغلقًا بنجاح دون تقييم واضح لأداء المشروع وتأكيد رسمي بأن جميع المخرجات تلبي المعايير المطلوبة.
تضمن تحقيق المشروع لأهدافه وأدائه المطلوب، كما تساعد في تحديد القضايا المستقبلية.
نظرًا لأن المخرجات تحدد ما إذا كان المشروع قد استوفى التزاماته التعاقدية تجاه الأطراف المعنية، يصبح من الضروري التحقق من أن جميع المخرجات قد تم تسليمها وقبولها.
تشكل هذه الخطوات الأساس لجميع العمليات الإدارية الأخرى، مما يضمن تحقيق المشروع للتوقعات وتوثيقه للرجوع إليه في المستقبل. وتعتبر أهم الخطوات هنا هي تأكيد المخرجات وتقييم أداء المشروع، إذ تشكل أساس إغلاق المشروع بنجاح.
يُعد إغلاق المشروع جزءًا مهمًا جدًا من إدارة المشاريع. فهو يضمن الإكمال الرسمي للمشروع، تحرير الموارد، ورضا الأطراف المعنية عن النتائج. تشمل الخطوات المهمة في الإغلاق الإداري للمشروع: تأكيد المخرجات، تقييم الأداء، إغلاق العقود، توثيق الدروس المستفادة، وأرشفة معلومات المشروع. خلال هذه المرحلة، يتم وضع الإغلاق الرسمي للمشروع من خلال تأكيد تحقيق جميع الأهداف ومنح الفريق فرصة للتأمل وتوثيق الأفكار للمشاريع المستقبلية.
لتلبية متطلبات مشروع معين، من المهم فهمه بشكل كامل. لذا، فإن دراسة دورات إدارة المشاريع في مانشستر ستكون دائمًا مفيدة. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورات عالية الجودة بأسعار مناسبة.