تركز هذه الدورة على تطوير مهارات المشاركين فيما يتعلق بتنظيم وتنسيق إدارة المكاتب وتكريس نظم المعلومات والتقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي، بالإضافة إلى إطلاع الحضور على قواعد الإتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال والعلاقات العامة وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين، وكيفية السيطرة على ضغوط العمل وتقوية وتنشيط الذاكرة والقدرات العقلية وأساليب الابتكار والإبداع. وتهدف الدورة إلى تعريف المشاركين بالإدارة المكتبية الحديثة وعلاقتها بالسكرتارية، وأنواع السكرتارية ومهامها، وتنمية مهاراتهم وتطوير قدراتهم في مجال السكرتارية، وتحسين مستوى الأداء الشخصي لمدير المكتب والسكرتير العصري.

أهداف البرنامج:

كيف سيستفيد المشاركين من حضور دورة المهارات الإدارية والإتيكيت للسكرتارية ومسؤولي العلاقات العامة:

 عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركون فيها قد تعرفوا على:

• الأسس الحديثة لإدارة المكاتب بفاعلية.
• أهمية الدور المحوري للسكرتاريا المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.
• الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
• تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
• الإلمام بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
• المعارف والمهارات الإدارية والبرتكول والإتيكيت.
• المهارات والقدرات الإدارية والسلـوكية والفنية التي تساعم برفع فاعلية الأداء.

المستهدفون من البرنامج:

الفئة المستهدفة من حضور دورة المهارات الإدارية والإتيكيت للسكرتارية ومسؤولي العلاقات العامة:

• المدراء وقادة الفرق.
• مدراء المكاتب.
• موظفو السكرتارية التنفيية والمساعدون الشخصيون.
• الموظفون المسؤولون عن أداء المؤسسة.
• مسئولو العلاقات العامة فى الأجهزة الحكومية والدوائر والمنظمات.

• مقدمة في المهارات الإدارية والإتيكيت
  • تعريف المهارات الإدارية وأهميتها في العمل
  • مفهوم الإتيكيت وأسسه وتطبيقاته في بيئة العمل
  • أخلاقيات العمل وأسس السلوك المهني
• الإدارة الفعالة لمكاتب المستقبل
  • التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
  • تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية
• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
  • مهمات وواجبات ووظائف السكرتارية
  • أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة
  • الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية
• مهارات الاتصال والتواصل
  • فنون التواصل الفعال: الاستماع الفعال والتواصل اللفظي وغير اللفظي
  • مهارة معالجة المكالمات الصادرة والواردة
  • مهارة تداول المراسلات الصادرة والواردة
  • مهارة الاتصالات الكتابية (المراسلات والتقارير)
  • تقنيات الكتابة الإدارية وصياغة الرسائل والبريد الإلكتروني المهني
  • التواصل الداخلي والخارجي: التعامل مع الزملاء والعملاء والشركاء التجاريين
• إدارة الوقت والتنظيم الشخصي
  • تقنيات إدارة الوقت وتحديد الأولويات
  • تنظيم الأعمال وإدارة المهام بفعالية
  • التعامل مع التحديات الزمنية وتقليل التأخير والتسويف
• إدارة المواعيد والتنسيق الإداري
  • استخدام أنظمة إدارة المواعيد والجداول الزمنية
  • تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات وإعداد جداول الأعمال
  • التعامل مع المتطلبات الإدارية والتنسيق بين الأقسام
• الاستقبال وخدمة العملاء
  • دور الاستقبال والترحيب بالزوار والعملاء
  • تقديم خدمة العملاء الاحترافية وتلبية احتياجاتهم
  • التعامل مع الشكاوى والمشكلات بلباقة وفعالية
• الإدارة الإلكترونية والتكنولوجيا في العمل الإداري
  • استخدام البرمجيات المكتبية لتسهيل العمل الإداري
  • إدارة الوثائق والملفات الإلكترونية بفعالية
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والمنصات الإلكترونية في العمل الإداري
• الإدارة الشخصية وتطوير الذات
  • تطوير المهارات الشخصية والمهنية لتحسين الأداء الإداري
  • تحفيز الذات وتعزيز الثقة والتأثير الإيجابي
  • التعامل مع التحديات الشخصية وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية
• التوجيهات الثقافية والاجتماعية في بيئة العمل
  • مفهوم الثقافة المؤسسية وأهميتها في بيئة العمل
  • الاحترام المتبادل والتعاون في العلاقات العملية
  • التعامل مع التنوع الثقافي والاجتماعي بلباقة واحترام
• إدارة الأزمات والتوترات الإدارية
  • تحليل وإدارة الأزمات في بيئة العمل
  • التعامل مع التوترات وحل النزاعات بفعالية
  • تطبيق استراتيجيات التهدئة والتوسط في حالات الصراع