العديد من المؤسسات تعاني من كمية هائلة من المستندات الورقية المطلوبة للتجهيز وللتخزين، وقد بدأت العديد من الشركات في الاستعانة بحلول إدارة المحتوى من أجل الحد من كمية الوثائق الورقية بالإضافة إلى المزايا الأخرى لحلول نظم إدارة المحتوى.

والأرشفة الالكترونية واحدة من الأساليب الحديثة في نظم المعلومات والاتصالات والتي أحدثت تغييراً كبيراً في المفهوم القديم للوثائق الورقية وطرق حفظها وأرشفتها وتداولها. ومع التزايد الواسع والمستمر في حجم المعلومات والبيانات في الشركات والمؤسسات وكان لابد من إيجاد آلية تمكننا من الاستخدام الفعال لهذه البيانات والمعلومات وفي نفس الوقت الحفاظ عليها وضمان عدم تلفها أو ضياعها أو سرقتها، لذلك ظهرت الأرشفة الإلكترونية كحل فعال وثوري، وفي هذه الدورة سيتم شرح المفاهيم والمبادئ الأساسية لتأسيس وإدارة نظم الأرشفة الإلكترونية وكذلك الأشكال المختلفة للوثائق الإلكترونية التي تتعامل معها هذه النظم، إضافة إلى تناول عمليات التخطيط لتأسيس الأرشفة الإلكترونية والمبادئ والإجراءات السليمة التي تضمن إدارتها بشكل يحقق أقصى استفادة من هذه النظم.

أهداف البرنامج:

كيف سيستفيد المشاركين من حضور دورة في الأساليب الحديثة لتأسيس وإدارة نظام الأرشفة الإلكترونية:

 عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركون فيها قد تعرفوا على:

• الإلمام بالمفاهيم والمصطلحات الأساسية المستخدمة في عمليات إدارة الأرشفة الإلكترونية.
• التخطيط لتأسيس نظم الأرشفة الإلكترونية وتخطيط عمليات إدارتها.
• تحديد النظم المناسبة لطبيعة وثائق المؤسسات والشركات المختلفة.
• كيفية استخدام الأرشفة الإلكترونية المتقدمة لحفظ الوثائق وفهرستها.
• طرق الحفظ الأمثل للمعلومات من التلف والحفاظ على سريتها.
• أحدث البرامج التقنية في الأرشفة الإلكترونية.

المستهدفون من البرنامج:

الفئة المستهدفة من حضور دورة في الأساليب الحديثة لتأسيس وإدارة نظام الأرشفة الإلكترونية:

• مراقبي الوثائق في الشركات.
• العاملين في أقسام الوثائق وأرشيفات الشركات الخاصة والمؤسسات الحكومية.
• العاملين في مجال نظم وتكنولوجيا المعلومات في الشركات الخاصة والمؤسسات الحكومية.

• لمحة عن تطور الأرشفة الإلكترونية ونشأتها.
• المفاهيم الأساسية لنظام الأرشفة الإلكترونية.
• أشكال الملفات في نظام الأرشفة الإلكترونية.
• أنواع نظم الأرشفة الإلكترونية.
• تأمين الوثائق الإلكترونية وحمايتها.
• بناء نظام التوثيق والفهرسة إلكترونياً.
• وسائط التخزين المستخدمة مع نظام الأرشفة الإلكترونية.
• التكنولوجيات المرتبطة بالأرشفة الإلكترونية.
• المعايير والمقاييس الدولية لنظام الأرشفة الإلكترونية.
• خصائص الوثائق في نظام الأرشفة الإلكترونية.
• الإجراءات الأساسية لإدارة الأرشفة الإلكترونية.
• خطط إدارة الأزمات لنظام الأرشفة الإلكترونية.