تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في منظمات العمل الإداري على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها، ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات الإدارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.

أهداف البرنامج:

كيف سيستفيد المشاركين من حضور دورة متقدمة في السكرتارية والإدارة المكتبية:

 عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركون فيها قد تعرفوا على:

• المفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المتميزة لمكاتب كبار التنفيذيين والقادة.
• الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب.
• المهارات الإدارية والسلوكية التي تزيد من فعالية الأداء للأعمال المكتبية.
• أحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب.
• تنمية المهارات الفنية والإدارية والقدرة على استخدامها.

المستهدفون من البرنامج:

الفئة المستهدفة من حضور دورة متقدمة في السكرتارية والإدارة المكتبية:

• مدراء المكاتب.
• أعضاء السكرتارية الخاصة.
• أعضاء السكرتارية التنفيذية.

• العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية.
• الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي.
• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
• العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين.
• وسائل تحقيق الاتصال الفعال مع الآخرين.
• مهارات التحدث والإنصات والاستماع .
• مهارات القراءة والتفكير الجيد.
• مهارات السرعة والاستيعاب في العمل.
• كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق والتوتر النفسي.
• نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب.
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها.
• مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل.
• أساسيات الحاسبات الآلية واستخداماتها في أعمال إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
• الاتصالات والمراسلات الكتابية.
• خصائص ومواصفات الكتابة الإدارية للمراسلات.
• أنواع المراسلات المختلفة.
• الفرق بين الرسالة الخارجية والمذكرة الداخلية.
• مفهوم التقارير وأنواعها وأهميتها.
• إعداد وصياغة التقارير.
• أساليب كتابة التقارير وكيفية إخراجها بشكل متقن.