تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة إدارة المكاتب ومهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة وذلك إلى كل من يرغب في فهم أوسع هو الاختلاف بين وظائف السكرتارية الإدارية والسكرتارية التنفيذية، وأهم الواجبات والمهارات الواجب تعلمها في مجال تعلم إدارة مكاتب السكرتارية التنفيذية.

تختلف السكرتارية التنفيذية عن السكرتارية الإدارية بشكل ملحوظ وأصبح لكل من المجالين السابقين حقل وقطاع عمل خاص بهما، إذ أن السكرتارية التنفيذية تتطلب تسلم وأداء مهام تنفيذية بشكل مباشر فيما يخص إدارة أعمال كبار الشخصيات والمدير العام الذي يعتمد على السكرتير التنفيذي في أداء معظم أعماله اليومية وتنظيم اجتماعاته ورحلاته ولقائته، كما يفوض المدراء العامين القائمين بأعمال السكرتارية التنفيذية فيما يخص إنهاء بعض الأعمال الروتينية من أجل اختصار الوقت.

الفئة المستهدفة

• أصحاب المنشآت الذين يرغبون في تطوير عمل إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
• موظفي مدراء المكاتب في كافة الشركات والمؤسسات.
• مدراء أقسام التطوير الوظيفي في المؤسسات كافة.
• كل من يرغب في دخول عالم إدارة المكاتب والسكرتارية.
• كافة العاملين في مجال السكرتاريا ومساعدي المكاتب الإدارية.
• كافة العاملين في مكاتب تطوير العمل الإداري ضمن الشركات والمؤسسات.
• كافة العاملين في مكاتب التخطيط وتنسيق عمال كبار الشخصيات ضمن الشركات.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• مفهوم أعمال السكرتارية وإدارة مكتب التنسيق.
• تنظيم إدارة مكاتب إدارة الأعمال.
• دارة وأساليب السكرتارية المعاصرة.
• التفريق ما بين مفهوم السكرتارية الإدارية والسكرتارية التنفيذية.
• أعمال وواجبات السكرتارية التنفيذية.
• طريقة تطوير وتحديث وسائل الإدارة والاعتماد على الإدارة الالكترونية.
• إدارة الحياة اليومية لكبار الشخصيات في الشركة والإدارة العليا.
• كيفية متابعة أعمال وبرامج المدير العام وتقديم التقارير اليومية له.

• تعريف إدارة المكاتب
  • مفهوم إدارة المكاتب وأهميتها في بيئة العمل.
  • دور السكرتارية التنفيذية في دعم القيادة.
• هيكل المكتب ووظائفه
  • الهيكل التنظيمي للمكتب.
  • تحديد المهام والمسؤوليات الأساسية للسكرتارية التنفيذية.
• مهارات التواصل الفعال
  • استراتيجيات تطوير مهارات التواصل الكتابية والشفوية.
  • تقنيات الاستماع النشط والتفاعل مع الزملاء.
• أهمية التنظيم في العمل
  • استراتيجيات تنظيم المكتب وتحسين الكفاءة.
  • أدوات وتقنيات التخطيط مثل قوائم المهام.
• إدارة الوقت بفعالية
  • كيفية تحديد الأولويات وإدارة الوقت بشكل فعال.
  • تقنيات مثل طريقة بومودورو والجدولة الذكية.
• أسس الكتابة الاحترافية
  • قواعد الكتابة الفعالة والمهنية.
  • كيفية كتابة تقارير، مذكرات، ورسائل رسمية.
• تقنيات التحرير والمراجعة
  • استراتيجيات مراجعة النصوص لضمان الجودة.
  • أدوات تدقيق اللغة والنحو.
• استخدام البرمجيات المكتبية
  • التعرف على برامج مثل Microsoft Office وGoogle Workspace
  • كيفية استخدام التكنولوجيا لتحسين الكفاءة.
• إدارة المعلومات
  • استراتيجيات تخزين واسترجاع المعلومات بكفاءة.
  • أدوات إدارة البيانات والتقارير.
• تنظيم الاجتماعات
  • خطوات تنظيم الاجتماعات الفعالة.
  • كيفية إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر.
• إدارة الفعاليات
  • استراتيجيات تخطيط وتنفيذ الفعاليات الخاصة بالشركة.
  • التعامل مع مختلف التحديات أثناء الفعاليات.
• أسس التفاوض
  • استراتيجيات التفاوض الفعالة والمهنية.
  • كيفية تحقيق نتائج مرضية للطرفين.
• حل النزاعات
  • تقنيات إدارة النزاعات وحل المشكلات.
  • أهمية التفاهم والتواصل الفعال في حل النزاعات.
• أتمتة العمليات المكتبية
  • تعريف الأتمتة وكيف يمكن أن تؤثر على إدارة المكاتب.
  • استراتيجيات الأتمتة لتحسين العمليات اليومية.
  • استعراض أدوات مثل Zapier وIFTTT  لتنظيم الأعمال.
  • كيفية استخدام الأتمتة لتحسين الإنتاجية وتقليل الأخطاء.
• الذكاء الاصطناعي في إدارة المكاتب
  • تعريف الذكاء الاصطناعي ودوره في تحسين الكفاءة الإدارية.
  • استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد الإلكتروني وتنظيم المهام.