التوريدات هي وظيفة هامة في أي منظمة لأنها تؤثر بشكل مباشر على الكفاءة، وفعالية التكلفة، وجودة السلع والخدمات المشتراة. قد يكون من التحدي إدارة أنشطة التوريد بشكل فعال، خاصة مع العلاقات المعقدة مع الموردين، والعقود المتعددة، وتغير ظروف السوق. التدقيق في التوريدات هو خطوة نحو معالجة هذه المشكلة. تعرف على تدقيق التوريدات من خلال الانضمام إلى دورة إدارة التوريدات والعطاءات للمشاريع التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتنمية.
ما هو تدقيق التوريدات؟ تدقيق التوريدات هو مراجعة الأنشطة المتعلقة بالتوريدات في المنظمة وفحص ما إذا كانت عملية التوريد قد اتبعت المعايير بشفافية وكفاءة وضمن الميزانية، ويؤكد أيضًا أنها لا تنتهك أي قوانين أو قواعد. يحدد تدقيق التوريدات ما إذا كانت الأنشطة المتعلقة بالتوريدات في المنظمة متوافقة مع أهداف تلك المنظمة، وتلتزم بالإجراءات والمعايير القياسية، وتحافظ على المبادئ الأخلاقية.
تغطي تدقيقات التوريدات دورة الحياة بالكامل لعملية التوريد من التخطيط إلى التوريد، والشراء، والتسليم. كما تقيم علاقات الموردين، وإدارة العقود، والفعالية العامة لوظيفة التوريد في تحقيق أهداف المنظمة. يسمح تدقيق التوريدات للشركات بتحديد الكفاءات والفرص لتحسين استراتيجيات التوريد.
فوائد تدقيق التوريدات
يقدم تدقيق التوريدات نطاقًا واسعًا من الفوائد لضمان نجاح واستدامة المنظمة. من بين فوائده في فحص المشتريات عبر تدقيق التوريدات:
توفير التكاليف
يحدد تدقيق التوريدات النفقات غير الضرورية أو المبالغ فيها. يمكن للمراجعين النظر في سجلات الشراء، وبالتالي العثور على حالات تم فيها شراء منتجات أو خدمات بأسعار مبالغ فيها، أو حالات لم يتم استغلال خصومات أو شروط مفضلة. وهذا يحقق توفيرًا هامًا في التكاليف ويحسن إدارة الأموال.
باختصار، تعد عمليات التوريد هي السبب في الكفاءة الفعّالة والمحسّنة؛ حيث تكشف التدقيقات عنها بحيث تكون المنظمات قادرة على جعل نظام التوريد أكثر سلاسة وخالي من جميع أنواع التكرار، مما يتجنب جميع أنواع الموارد غير الفعّالة.
الامتثال للوائح
يضمن تدقيق التوريدات أن جميع الأنشطة المتعلقة بالتوريد تتوافق مع السياسات الداخلية، اللوائح الصناعية، والمتطلبات القانونية. هذا أمر ضروري لتجنب العقوبات، والغرامات، والمخاطر القانونية المرتبطة بعدم الامتثال. يضمن التدقيق المنتظم أن المنظمات تتماشى مع معايير التوريد، مما يقلل من خطر الاحتيال، والفساد، أو الممارسات غير الأخلاقية الأخرى.
سيكشف هذا بعد ذلك عن المخاطر في عملية التوريد التي قد تشمل الاعتماد على مورد واحد أو عقد ضعيف. يمكن معالجة المخاطر المحتملة باتخاذ تدابير استباقية لحماية سلسلة التوريد، ومنع خسارة الأموال، وحماية سمعة الشركة.
الشفافية
ستضمن عملية تدقيق التوريدات الشفافية والمساءلة في عملية التوريد. ستجعل العملية واضحة حيث تحدث قرارات الشراء، وعلاقات الموردين، والمعاملات المالية، مما يقلل من خطر الاحتيال أو سوء استخدام الموارد. وبالتالي، فإن عملية التوريد الشفافة تزيد من ثقة الأطراف المعنية في الموظفين والموردين والعملاء.
أداء آخر يسهل التدقيق في التوريدات في المنظمة هو تقييم الموردين. هذا يعني أنهم قادرون على تحديد أداء مورديهم من حيث الموثوقية، سواء كانت منتجاتهم أو خدماتهم ستصل في الوقت المحدد، أو تقدم خدمة عملاء جيدة.
التحسين المستمر
يوفر التدقيق ملاحظات، وهو ما يثبت فائدته للمنظمات لتحسين عمليات التوريد الخاصة بهم. عادةً ما تؤدي نتائج التدقيق في التوريدات إلى بعض التوصيات التي تدعو لتحسين العملية، وتطوير الموظفين، أو حتى ترقية الأنظمة. يضمن هذا أن تتميز وظيفة التوريد بثقافة التحسين المستمر.
كيف يتم إجراء تدقيق التوريدات؟
تتضمن عملية تدقيق التوريدات عادةً عدة خطوات. إليك المخطط العام لكيفية إجراء تدقيق التوريدات:
التخطيط والإعداد
يشمل تحديد نطاق التدقيق وتحديد الأهداف الواضحة كخطوة أولى في إجراء تدقيق التوريدات. يتضمن ذلك تحديد الأنشطة التوريدية، والعقود، أو الأقسام التي يجب أن تخضع للمراجعة من قبل المدققين. كما يتضمن ذلك المجالات المحددة مثل علاقات الموردين، والامتثال للعقود، أو تكاليف التوريد. يجب على المدققين أيضًا جمع الوثائق ذات الصلة، بما في ذلك أوامر الشراء، والعقود، والفواتير، وسجلات المدفوعات.
مراجعة الأنشطة التوريدية
يختبر المدققون الإجراءات والممارسات التوريدية ضد سياسات المنظمة ولوائحها، للتأكد من الامتثال. قد يقيمون ما يلي:
قائمة التحقق من تدقيق المشتريات
قائمة التحقق من تدقيق المشتريات هي دليل يستخدم لضمان مراعاة جميع الجوانب المتعلقة بعملية الشراء. إليك عينة من ما يمكن للمراجع أن يعتبره عند تقييم المشتريات:
التخطيط للمشتريات
هل تم تحديد أهداف وغايات المشتريات؟
هل هناك استراتيجية مشتريات موثقة؟
هل تتماشى قرارات المشتريات مع الميزانية والأولويات التنظيمية؟
اختيار الموردين والمصادر
هل يتم اختيار الموردين من خلال عملية مفتوحة وتنافسية؟
هل تم تقييم مؤهلات وقدرات الموردين بشكل شامل؟
هل تم توثيق وإدارة علاقات الموردين بشكل صحيح؟
إدارة العقود
هل تتم مراجعة العقود من قبل الفرق القانونية والمشتريات قبل التوقيع؟
هل شروط العقد واضحة وعادلة ومتوافقة مع مصالح المنظمة؟
هل توجد آليات لمراقبة أداء العقد؟
الشراء والطلب
هل تم إنشاء أوامر الشراء والموافقة عليها وفقًا للإجراءات التنظيمية؟
هل توجد أي تناقضات بين أوامر الشراء والفواتير؟
هل توجد ضوابط مناسبة ضد الطلبات المكررة أو المشتريات غير المصرح بها؟
إدارة المخزون
هل يتم تتبع المخزون بفعالية مع تحديثاته المنتظمة؟
هل توجد إجراءات للتعامل مع الحالات التي فيها فائض في المخزون أو نفاد المخزون؟
هل هناك طرق غير فعالة للتعامل مع المخزون وتخزينه؟
الدفع والفواتير
هل تتم مراجعة واعتماد الفواتير قبل الدفع؟
هل الدفع يتم في الوقت المحدد وفقًا للشروط؟
هل توجد تناقضات بين أوامر الشراء، والبضائع المستلمة، والفواتير؟
أداء الموردين
هل يتم فحص الموردين بانتظام من حيث الجودة، والتسليم، وخدمة العملاء؟
هل تتم مراجعة أداء الموردين وتوثيقها والعمل عليها؟
هل هناك مشكلة متكررة مع موردين معينين؟
الامتثال والتقارير
هل تتم المشتريات وفقًا للقوانين، واللوائح، والممارسات الصناعية؟
هل سجل المشتريات متاح وسهل الوصول إليه؟
هل يتم تدقيق المشتريات بانتظام؟
أنواع تدقيق المشتريات
اعتمادًا على هدف التدقيق، يمكن أن يكون لتدقيق المشتريات أشكال متنوعة. ومع ذلك، هناك بعض الأنواع الشائعة لتدقيق المشتريات مثل:
تدقيق الامتثال
الهدف من تدقيق الامتثال هو التأكد من أن جميع الأنشطة المتعلقة بالمشتريات تتم وفقًا للقوانين والقواعد والسياسات المعمول بها على المستوى الداخلي. بشكل عام، يشمل هذا التدقيق المتطلبات القانونية، والاعتبارات الأخلاقية، وتنظيمات المشتريات.
التدقيق المالي
يركز التدقيق المالي على جوانب الإنفاق، وإعداد الميزانية، والتحكم في النفقات، والفوترة الخاصة بالمشتريات. يساعد في العثور على جميع الطرق التي يمكن من خلالها تحقيق التوفير في التكاليف ومنع المنظمة من الإنفاق المفرط على المشتريات.
تدقيق الأداء
تدقيق الأداء هو تقييم لكفاءة وفعالية عمليات المشتريات. يتحقق مما إذا كانت أنشطة المشتريات تحقق ما هو مرغوب فيه، مثل تقليل التكاليف، وتحسين الجودة، والتسليم في الوقت المحدد. قد يركز هذا التدقيق أيضًا على أداء الموردين وأثره على الأداء العام للمنظمة.
تدقيق العقود
تدقيق العقود هو تدقيق يركز بشكل رئيسي على مراجعة شروط وأحكام وأداء عقود المشتريات. أي أنه يتم الامتثال للشروط المتفق عليها عند تنفيذ العقود المعنية، ويقوم الطرفان بتنفيذ التزاماتهما. قد يكشف تدقيق العقود عن مخاطر في العقود قد تتضمن شروطًا غير مواتية، أو مواعيد نهائية فائتة، أو ضعف أداء الموردين، من بين مخاطر أخرى.
تدقيق الموردين
يتم تقييم موثوقية وأداء الموردين في تدقيق الموردين. يشمل العملية أيضًا مراجعة مؤهلات الموردين وجداول التسليم، وجودة المنتجات، والامتثال لشروط العقود. يساعد تدقيق الموردين المنظمات في الحفاظ على علاقات صحية مع الموردين وتعزيز قاعدة الموردين لديها.
الاستنتاج
تدقيق المشتريات أمر حيوي للغاية للمنظمة لأنه من خلاله يمكن للمنظمة التأكد من أن أنشطة المشتريات أصبحت فعالة من حيث التكلفة، وكفء، ومتوافقة، ومتوافقة مع الأهداف الاستراتيجية. يمكن للمنظمات تحديد المجالات التي يمكن تحسينها مع الحد من المخاطر وتعزيز عمليات المشتريات من خلال فحص المشتريات. تعلم عن التدقيقات من خلال الانضمام إلى دورة المشتريات الاستراتيجية ومساعدة المنظمات في اتخاذ قرارات جيدة مع الحفاظ على الشفافية لبناء علاقات قوية مع الموردين. دليل تدقيق المشتريات يوجه المدققين عبر جميع جوانب المشتريات من التخطيط إلى الدفع.