في ظل الظروف المتغيرة بسرعة والعالم التنافسي للأعمال اليوم، تُعتبر المشتريات عنصرًا حيويًا في سير العمل السلس للمنظمات، والتحكم في التكاليف، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. إن إدارة عمليات المشتريات بشكل فعال ليست بالأمر السهل. يجب أن يتضمن تبسيط عملية المشتريات تقليص الوقت والتكلفة، بالإضافة إلى ضمان نظام أكثر مرونة وقوة، يتماشى مع الأهداف التجارية. سيطر على جميع أساسيات المشتريات من خلال دوراتنا الشاملة حول إجراءات عملية المشتريات.
إليك النقاط الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند الدفع نحو تحسين كفاءة المشتريات من خلال تبسيط العمليات.
التبسيط في العملية التجارية وراء تبسيط وتحسين الكفاءة في جميع جوانب المنظمة. في المشتريات، يعني التبسيط تقليل التعقيد، وإلغاء الخطوات غير الضرورية، واستخدام التكنولوجيا لتحسين سير العمل في إدخال السلع والخدمات إلى المنظمة. لذلك، الأهداف هي تحقيق المزيد في وقت أقل، وبتكلفة أقل، واستجابة أفضل لاحتياجات الأعمال: تسريع العمليات، وتقليل التكاليف، وتحسين الكفاءة التشغيلية العامة، وهي جزء من عملية التبسيط بشكل عام.
الأتمتة هي واحدة من أقوى الأدوات لتحسين الكفاءة في عملية المشتريات. فهي تقوم بأتمتة المهام مثل أوامر الشراء، واعتماد الفواتير، وتتبع المخزون، مما يقلل على الفور من عبء العمل اليدوي على فرق المشتريات وعدد الأخطاء البشرية. هذا يعني ليس فقط تقليل وقت المعالجة ولكن أيضًا أن فرق المشتريات لن تضطر للتعامل مع النماذج المملة للمهام الأخرى المتعلقة بالمشتريات - علاقات الموردين وتحليل السوق.
أنظمة المشتريات الإلكترونية هي منصات عبر الإنترنت لإجراء معاملات المشتريات من قبل المنظمات. توفر للمنظمة الفرصة لتطبيق أدوات المشتريات الإلكترونية من أجل توحيد عمليات المشتريات، تبسيط تدفق الشراء، وتتبع المعاملات بطريقة أكثر شفافية وقابلة للتتبع.
سيسفر الشراء اللامركزي وغير المنسق وغير الفعال عن نقص في السيطرة. يتيح الشراء المركزي توحيد المبادئ والممارسات عبر الأقسام، ويساعد على تحسين الامتثال، والاستفادة من المشتريات المشتركة. يوفر النهج المركزي رؤية شاملة لجميع الأنشطة الشرائية لتنسيق أفضل ومواءمة مع أهداف المنظمة.
إدارة علاقات الموردين الفعالة أمر بالغ الأهمية لتسهيل المشتريات. بناء علاقات تعاونية وقوية مع الموردين يمكن أن يحسن التواصل، يقلل من أوقات الانتظار، ويحفز الابتكار.
توحيد عملية المشتريات عبر المنظمة يعني التناسق، وتحسين الامتثال، وتقليل الفرص للأخطاء. يمكن أن يساعد ذلك في تبسيط العمليات من خلال الإجراءات الموحدة مثل تلك التي تحدد عملية البحث عن الموردين، والشراء، واستلام السلع.
عند الاتفاق على شيء ما، قم بإتمام أمر الشراء والعقود. يجب أن يكون كل شيء مكتوبًا وموقعًا من قبل كلا الطرفين.
استراتيجية المشتريات المرنة مصممة مع أخذ جميع خصائص المرونة، و القدرة على التكيف، و الاستجابة السريعة في الاعتبار. من خلال تنفيذ الاستراتيجية المرنة، يمكن للمنظمات الاستجابة بسرعة لأي تغييرات في ظروف السوق، أو تعطيل العرض، أو الطلب الداخلي.
أصبح تحسين عمليات المشتريات أمرًا بالغ الأهمية لجميع المنظمات، حيث يعمل ذلك كعامل محفز نحو الكفاءة وتقليل التكاليف، مع جعل العمليات تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية. يمكن للشركات تحقيق مستويات عالية من كفاءة المشتريات من خلال إدخال الأتمتة، واعتماد أنظمة المشتريات الإلكترونية، ومركزة الأنشطة، ورعاية علاقات الموردين الرئيسية، وتبني الأساليب المرنة. سيساهم توحيد العمليات في ضمان الامتثال ودقة البيانات.
توفر الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورات متنوعة بشأن تقنيات عملية المشتريات، مما يمكّن الممارسين من تحسين ممارسات المشتريات باستخدام أساليب فعالة.