إدارة المنشآت، أو إدارة المرافق، تشير إلى إدارة وتحسين وظيفة المباني وبيئاتها لضمان السلامة والكفاءة. تضمن إدارة المنشآت أن المساحة التي يقضي فيها الناس معظم وقتهم مريحة ومنتجة، مع الحفاظ على قيمة الأصول المادية. ضمن هذه الفئة، هناك فرعين: إدارة المنشآت الصلبة (Hard FM) وإدارة المنشآت الناعمة (Soft FM). تعلم إدارة المنشآت بشكل فعال من خلال الانضمام إلى دورة تدريبية في أهداف إدارة المخاطر في المنشآت المقدمة من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.ما هي إدارة المنشآت (FM)؟
إدارة المنشآت هي مجال مهني يتضمن التنسيق والإشراف على أماكن العمل المادية والبنية التحتية والأشخاص الذين يستخدمونها. يدمج هذا المجال بين الوظائف التشغيلية والاستراتيجية لتعزيز عمل المنشآت اليومية، بدءًا من المكاتب الصغيرة إلى المجمعات الصناعية الكبيرة. وفقًا لـ IFMA، فإن إدارة المنشآت هي "مهنة متكاملة تضمن، من خلال مزيج من الناس، والأماكن، والعمليات، والتكنولوجيا، الأداء السليم للبيئة المبنية والخدمات ضمنها، بحيث: يتم إنشاء قيمة للمستخدمين؛ يتم حماية الأصول المادية؛ يتم إنشاء قيمة للمستثمرين؛ ويتم تقليل التكاليف المرتبطة بصيانة وتشغيل المنشآت." يمكن تقسيم إدارة المنشآت إلى نوعين، هما: إدارة المنشآت الصلبة وإدارة المنشآت الناعمة.
ما هي خدمات إدارة المنشآت الصلبة؟
إدارة خدمات المنشآت الصلبة تشير إلى البنية التحتية المادية للمبنى. تلعب خدمات إدارة المنشآت الصلبة دورًا كبيرًا في الحفاظ على الهيكل مع التأكد من أنه يلتزم بمعايير الصحة والسلامة المحددة. لا يمكن التنازل عن مكونات خدمات إدارة المنشآت الصلبة لأن هذه المكونات تؤثر بشكل مباشر على سلامة المنشأة ووظيفتها.
أمثلة على الخدمات الصلبة تشمل صيانة أنظمة التدفئة، والتهوية، وتكييف الهواء (HVAC)، والأنظمة الكهربائية، والسباكة، والمصاعد، ومعدات السلامة من الحريق. تضمن هذه الخدمات أن المبنى يعمل بشكل صحيح وآمن ومتوافق قانونيًا. إذا لم يتم تقديم إدارة المنشآت الصلبة بشكل مناسب، فلن يتم تحقيق السلامة والهيكلية للمرفق.
ما هي خدمات إدارة المنشآت الناعمة؟
خدمات إدارة المنشآت الناعمة تركز أكثر على الأشخاص والعمليات في المنشأة بدلاً من الهيكل المادي نفسه. الهدف هو توفير بيئة آمنة ونظيفة ومريحة للمستخدمين. على عكس إدارة المنشآت الصلبة، قد يتم تطوير خدمات إدارة المنشآت الناعمة لدعم احتياجات معينة للمؤسسة وشاغليها.
تشمل هذه الخدمات الناعمة التنظيف، والأمن، والتموين، وإدارة النفايات، والتنسيق الحدائقي. هذه هي الخدمات التي تضمن راحة الموظفين والزوار والمستخدمين الآخرين للمرفق. خدمات إدارة المنشآت الناعمة ليست مرتبطة بهيكل المبنى ولكنها تؤثر بشكل كبير على الجو وكفاءة العمل في المكان.
أنواع خدمات إدارة المنشآت الناعمة
تتضمن إدارة المنشآت الناعمة مجموعة واسعة من الخدمات التي تضيف قيمة لتجربة المستخدم وكفاءة المنشأة اليومية.
- خدمات التنظيف: تضمن خدمات التنظيف أن البيئة صحية ومريحة، خاصة في الصناعات مثل الرعاية الصحية والضيافة.
- خدمات الأمن: تتضمن خدمات الأمن الحراسة المدارة، والتحكم في الوصول، والمراقبة لحماية الأشخاص والممتلكات.
- خدمات التموين: توفر خدمات التموين حلول الطعام والمشروبات للموظفين والزوار، مما يعزز الراحة والإنتاجية.
- إدارة النفايات: تضمن إدارة النفايات التخلص السليم وإعادة التدوير لضمان النظافة والاستدامة.
- التنسيق الحدائقي: التنسيق الحدائقي هو عملية الحفاظ على المناطق الخارجية لجعل البيئة جذابة ودافئة.
- الخدمات الأخرى: قد تشمل الخدمات الأخرى إدارة الاستقبال، مكافحة الآفات، ودعم الفعاليات، وغير ذلك حسب احتياجات المنشأة.
أنواع خدمات إدارة المنشآت الصلبة
إدارة المنشآت الصلبة تتعلق بصيانة وتحسين البنية التحتية الأساسية للمنشأة.
- البناء: ستعكس صيانة البناء أيضًا قوة الهيكل، بما في ذلك إصلاح السقف، وتجديد الواجهة، والطلاء. سيعمل أنظمة HVAC بشكل جيد، مع ضمان التدفئة والتهوية وتكييف الهواء بشكل فعال ويعزز الراحة وكفاءة استخدام الطاقة.
- الكهرباء والسباكة: ستحل خدمات الكهرباء والسباكة بعض مشكلات الخدمات الأساسية، مثل الإضاءة، والطاقة، والمياه، وتوزيع الصرف الصحي.
- الحرائق والسلامة: يتم صيانة أنظمة السلامة من الحرائق، بما في ذلك أجهزة الإنذار، والرذاذ، والطفايات، لضمان الامتثال للأنظمة.
- نظام النقل: ستضمن المصاعد والسلالم المتحركة أنظمة النقل الحيوية تعمل بكفاءة، وستشمل خدمات أخرى صيانة الهياكل المخصصة لوقوف السيارات، والمعدات الصناعية، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.
الاختلافات بين إدارة المنشآت الناعمة والصلبة
يكمن الاختلاف في التركيز؛ حيث تركز إدارة المنشآت الصلبة على البنية التحتية المادية الثابتة للمبنى، بينما تركز إدارة المنشآت الناعمة على الخدمات التي تعزز التجربة البشرية داخل المنشأة. إليك مقارنة بين الخدمات الصلبة والناعمة:
- الخدمات الإلزامية والأساسية: توفر خدمات إدارة المنشآت الصلبة أمان المبنى ووظيفته. يشمل ذلك الصيانة القانونية المطلوبة للأنظمة الهيكلية والميكانيكية.
- الخدمات الاختيارية: خدمات إدارة المنشآت الناعمة تتسم بأنها اختيارات مرنة، حيث يمكن للمؤسسة تبنيها حسب حاجتها أو تعديلها بما يتناسب معها.
- الاستثمار طويل المدى: إدارة المنشآت الصلبة غالبًا ما تشمل تخطيطًا طويل المدى واستثمارًا رأسماليًا لأنها تتعلق بالأصول الكبيرة مثل أنظمة HVAC والمكونات الهيكلية.
- العمليات اليومية: إدارة المنشآت الناعمة هي مسألة تشغيلية مرنة وتتطلب تعديلات دورية وفقًا للاحتياجات المتغيرة.
على الرغم من اختلافهما، إلا أن كل من خدمات إدارة المنشآت الصلبة والناعمة مرتبطة ببعضها البعض. على سبيل المثال، حيث أن الصيانة المناسبة لنظام HVAC في إدارة المنشآت الصلبة تعني هواءً نقيًا داخل المبنى، يؤدي الهواء النقي إلى تعزيز خدمات التنظيف والصحة في المنشآت من خلال إدارة المنشآت الناعمة.
نصائح الإدارة في إدارة المنشآت الناعمة مقابل الصلبة
لا يمكن تحقيق إدارة المنشآت الصلبة والناعمة إلا من خلال استراتيجية متكاملة:
- التقييم المناسب: يشمل ذلك دراسة احتياجات المنشأة والمستخدمين. يحدد التقييم المناسب الخدمات الضرورية لإدارة المنشآت الصلبة والناعمة. يتطلب ذلك التواصل مع الأطراف المعنية لتيسير تقديم الخدمات بما يتماشى مع أهداف المنظمة.
- الصيانة المناسبة: يجب تنفيذ جدول صيانة مناسب لإدارة المنشآت الصلبة، لتجنب الأعطال المكلفة وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية. يمكن أن يتم إنشاء إدارة المنشآت الناعمة ككيان يهدف إلى خلق بيئة مستخدم نظيفة وفعالة. يمكن تحقيق ذلك من خلال جداول تنظيف مخصصة، وتعزيز إجراءات الأمن، أو تقديم خيارات تموين مخصصة.
- عمليات إدارة المنشآت: يجب تبسيط العمليات باستخدام التكنولوجيا. يجب أن يقوم برنامج إدارة المنشآت بتتبع جدول الصيانة، وتتبع مزودي الخدمة، ومراقبة مؤشرات الأداء لإدارة المنشآت الصلبة والناعمة.
- التنسيق: يعد التنسيق بين الفرق المسؤولة عن إدارة المنشآت الصلبة والناعمة شرطًا أساسيًا لعمليات سلسة. على سبيل المثال، في حالة حاجة المبنى للإصلاح، يجب إبلاغ خدمات التنظيف والأمن ومواءمة سير عملهم وفقًا لذلك.
- الاستعانة بمصادر خارجية: تعتبر الاستعانة بمصادر خارجية هي أفضل طريقة لإدارة أي فئة إذا لم تكن لدى المؤسسات الخبرة الداخلية. يضمن مقدمو خدمات إدارة المنشآت ذوي الخبرة تقديم خدمات عالية الجودة ويتيحون للمؤسسة التركيز على أنشطتها الأساسية.
الخاتمة
يمكن اعتبار إدارة المنشآت الناعمة والصلبة وجهين لعملة واحدة. هما عاملان أساسيان في صيانة وتحسين المنشآت. بينما تهتم إدارة المنشآت الصلبة بالبنية المادية وأنظمتها لضمان الأمان والكفاءة، تعزز إدارة المنشآت الناعمة راحة استخدام المساحة وزيادة كفاءتها التشغيلية. تعلم منهجًا متكاملًا لإدارة كلا من إدارة المنشآت الصلبة والناعمة من خلال الانضمام إلى دورات إدارة المنشآت في لندن.
